Nadređena Kategorija: Participatory methods

World Café

OPIS

World Café je radionica pogodna za grupe od 12 do 2000 sudionika. To je strukturirani proces konverzacije čiji je cilj olakšati otvorenu i osobnu raspravu. Ona povezuje ideje unutar veće skupine kako bi se osigurao pristup 'kolektivnoj inteligenciji' sudionika te razumijevalo i učilo iz više točaka gledišta. Fokus je na istraživanju/inoviranju teme, a ne na rješavanju problema. Format je načelno zamišljen kao forum za kreativno i otvoreno razmišljanje i nije prikladan za scenarije u kojima postoji unaprijed određen odgovor, odnosno rješenje. Okruženje  u kojem se organizira World Café  treba biti privlačno - kao i svaka atmosfera u kafiću (mali okrugli stolovi, blok papira, papirnate kartice u različitim oblicima, pisaljke u boji…). Trajanje je otprilike 45 minuta do 3 sata.

World Café može se primijeniti u gotovo svim fazama procesa, kako za javna pitanja, tako i za razvoj privatnih usluga. Pogodan je za kombiniranje različitih pogleda na određenu temu, osmišljavanje akcijskog plana u kratkom vremenu, zajednički razvoj strategija, povratne informacije o već gotovim prijedlozima, i gdje je to prikladno, razvoj prijedloga za poboljšanje, evaluaciju ili prikupljanje prijelaznih rezultata. World Café sesije održavaju se u multinacionalnim tvrtkama, političkim organizacijama, općinama, gradovima, udrugama itd. Metoda je posebno učinkovita u heterogenim, mješovitim grupama sudionika na koje utječe zajednička tema.

 

KOME JE NAMIJENJEN ?

Nakon definiranja svrhe World Café-a, treba odrediti ciljnu skupinu čiji će predstavnik bit pozvan na (participativni) događaj. U tom kontekstu, također morate odlučiti o maksimalnom broju sudionika. Ako slijedite pristup Otvorene inovacije, konstelacija sudionika trebala bi biti što je moguće različitija, ali bi svi sudionici trebali imati veze s temom World Café-a.

Imajte na umu da postoji mogućnost za sukob ako pozovete sudionike iz konkurentskih organizacija ili protivnika i zagovornika neke teme.

 

RESOURSI

Potrebno je uspostaviti tim koji je odgovoran za organizaciju i provedbu World Caféa. Broj članova tima ovisi o tome na koliko se odjela ili organizacijskih jedinica tema odnosi. Financiranje može osigurati sama inicijacijska organizacija, a druga je opcija prijava za javno financiranje. Troškovi mogu varirati ovisno o mjestu, cateringu i angažmanu vanjskog suradnika za organizaciju i moderiranje događaja.

Mjesto mora biti dovoljno veliko da može ugostiti planirani broj sudionika u atmosferi kafića (mali stolovi, 4-5 stolica i stol, sobne biljke…). Također su vam potrebni materijali za implementaciju (npr. stolnjaci koji omogućavaju pisanje, flipchart sa stativom, markeri u različitim bojama , pribadače, bijele ploče za pisanje, zvono, post-it papirići…).

 

PRIPREMA DOGAĐAJA

Proces World Café-a sastoji se od tri faze: pripreme, provedbe i zaključivanja. Preliminarne teme obuhvaćaju pitanja kao što su uspostava tima za planiranje, definiranje ciljne skupine, planiranje vremena, lokacija, moderiranje, catering, materijali, pozivnice, komunikacija i korištenje rezultata. Implementacija je stvarna realizacija događaja, a završne se aktivnosti bave analizom i daljnjim korištenjem rezultata. Organizacija koja je inicirala World Cafe trebala bi biti i organizator. Time događaj postaje službeni događaj nekog tijela, što pridonosi dobrom odazivu u pogledu broja sudionika. Na primjer, ako se World Café bavi urbanim temama, gradske ili općinske vlasti bi trebale biti organizator. Ako su teme istraživanja u fokusu, organizator bi trebao biti istraživački centar iz odgovarajućeg polja. U slučaju razvoja/poboljšanja proizvoda ili usluge, organizator mora biti povezana tvrtka (što je tvrtka veća ili poznatija, to je veći odaziv).

FACILITATOR

Facilitator bi trebao biti odjel ili organizacija sa znanjem i iskustvom u organiziranju i moderiranju radionica, koji ima uvid u različite ciljne skupine i koji je u mogućnosti analizirati i interpretirati rezultate World Café-a. Stručnjaci iz podtučja društvenih znanosti su vrlo prikladni za takve događaje. Moderiranje događaja je ključno. Mnoge World Café radionice angažiraju profesionalnog moderatora (kao domaćina) za sveukupnu moderaciju događaja.

SVRHA

Uvijek imajte na umu razlog organiziranja World Caféa. Na temelju toga možete odlučiti koju vrstu sudionika želite pozvati i koji su parametri važni za postizanje željenog rezultata događaja. Vrlo je važno pronaći i formulirati teme ili pitanja koja su ključna za pozvane sudionike. World Café može ispitati samo jednu temu/pitanje ili se može razviti nekoliko tema/pitanja. Interakcije unutar World Caféa su istodobno usmjerene i otkrivanju i istraživanju bitnih tema/pitanja. Ako je tema složena, možete je podijeliti u podteme. Svakoj podtemi dodjeljujete jednu tablicu za diskusiju na samom događaju. Definirajte i kakve rezultate želite dobiti nakon događaja. To uvelike utječe na oblikovanje glavnih pitanja usmjerenih na sudionike.

VREMENSKI TIJEK I LOGISTIKA

Odredite vremenski slijed za cijeli proces počevši od datuma slanja pozivnica potencijalnim sudionicima (što se treba obaviti 4-6 tjedana prije događaja). Također treba odrediti vremenski okvir događaja (obično 2-4 sata, ovisno o danu u tjednu i ciljnoj skupini). Nakon što se razjasni koji cilj želite postići i koliko vremena ste rezervirali, možete odrediti odgovarajući broj i duljinu rasprava. Utvrđivanje konkretnog datuma događanja može biti odluka organizacijskog tima ili se o datumu mogu pitati pripadnici ciljne skupine (npr. preko Doodle alata), ako se radi o broju potencijalnih sudionika kojim se može upravljati. Imajte na umu školske praznike, blagdane i posebne periode u godini (adventska sezona, karneval…). Također je potrebno planirati i catering, potrošni materijal i lokaciju.

PRETEĆA DOKUMENTACIJA

Moderatorima i domaćinima svakog pojedinog stola za raspravu pružite smjernice i scenarije. Predlošci za dokumentiranje rasprava su također u velikoj mjeri od pomoći. Definirajte glavna pitanja za sudionike kako bi podržali logični napredak rasprave tijekom nekoliko krugova. Dobro definirana pitanja usmjeravaju pozornost sudionika na ono što je doista bitno. Preporučuju se otvorena pitanja. Kvalitetno sastavljena pitanja bi trebala pozivati na istraživanje i otkrivanje, a ne na zagovaranje i prednost. U njima se ne smije zahtijevati poduzimanje žurnih akcijskih koraka ili rješavanje problema. Pitanje se smatra kvalitetnim ako i dalje generira nove ideje i uvide. Učinkvito pitanje je jednostavno, jasno i provocira na razmišljanje, fokusira se na istraživanje, istražuje nesvjesne pretpostave, te otvara nove mogućnosti.

POZIV SUDIONIKA

Poziv za događaj mora biti formuliran. Nazovite World Café na način koji odgovara njegovoj namjeni, npr. Café znanja, Café strategija. Pružite kratak sažetak potencijalnim sudionicima o razlozima događaja, cilju/ciljevima i njihovom sudjelovanju, te navedite datum i mjesto. Ako je potrebno, prilagodite tekst pozivnice različitim ciljnim skupinama. Poziv treba poslati 4-6 tjedana prije događaja. Podsjetnik registriranim sudionicima dobro je poslati tjedan dana prije događaja. Koristite odgovarajuće kanale za pozivnicu (npr. društvene mreže, pisma, pozivnice e-poštom ). Organizacija koja je pokrenula World Cafe ujedno bi trebala biti i pozivatelj (npr. Grad, Općina, tvrtka…). Pozivatelj ne mora ujedno biti i organizacija koja vodi radionicu (vanjski suradnik, pružatelj usluge).

POSTAVLJANJE OKRUŽENJA

Neophodno je stvoriti okruženje koje istodobno evocira i neformalnost i intimnost. Sudionici trebaju osjetiti da to nije običan sastanak. Odaberite prostor s prirodnim svjetlom i otvoreni pogled. Učinite da prostor izgleda kao stvarni kafić s malim stolovima za kojima sjedi 4-6 osoba, raspoređenih na nasumičan način. To će izgledati opušteno i privlačno. Koristite stolnjake koji omogućuju pisanje i sobne biljke na svakom stolu. Alternativno, postavite barem dva velika lista papira na svaki stolnjak zajedno s šalicom ispunjenom šarenim markerima. Papir i olovke potiču pisanje, crtanje i povezivanje ideja. Stavite još jedan stol u kafić za bilo koji prezenterski materijal. Razmislite o umjetničkim djelima ili plakatima na zidovima. Osigurajte pića i grickalice za sudionike.

 

PROVEDBA DOGAĐAJA

Moderator otvara World Café s toplom dobrodošlicom i uvodom u proces World Caféa. Objašnjava kontekst radioncie i način ponašanja, te nastoji opustiti sudionike.

Primjeri za pravila ponašanja koje moderator mora priopćiti sudionicima:

  • Usredotočite se na ono što je važno.
  • Dajte doprinos razmišljanjem.
  • Govorite umom i srcem.
  • Slušajte da biste razumijeli.
  • Povežite i usuglasiteideje.
  • Zajednički slušajte da biste dobili uvid i dublja pitanja.
  • Igrajte se, šarajte, crtajte - pisanje po stolnjacima se podržava.

Moderator pita za volontere koji bi imali ulogu domaćina stola i objašnjava njihove zadatke (druga mogućnost: organizacijski tim osigurava domaćine stola). Domaćini stola imaju posebnu važnost u World Caféu. Moraju osigurati otvorenu, jasnu i prijateljsku atmosferu. Domaćini stola ostaju u standardnoj varijanti za sve serije rasprave za svojim stolom i rastaju se od gostiju kada ovi mijenjaju stol. Tada pozdravljaju novopridošle sudionike i sažimaju glavne ideje i ključne prijedloge/mišljenja prethodnog kruga. Osiguravaju da svi mogu jednako sudjelovati u raspravi za njihovim stolom i da će na stolnjacima biti napisane i nacrtane važne misli, ideje i veze. Na kraju procesa, oni moraju ugrubo sažeti ključni nalaz svojeg stola.

Nakon toga, moderator najprije dijeli (nasumce) sudionike u nekoliko grupa prema broju stolova i dodjeljuje svakoj grupi stol. Moderator postavlja pitanja ili teme za serije razgovora i osigurava da pitanja budu vidljiva svima na flipchartu ili na karticama za svakim stolom. Moderator se kreće među stolovima i potiče sudionike da sudjeluju. Tijekom rasprava osigurava vizualno snimanje ključnih spoznaja ili njihovo prikupljanje i objavljivanje, ako je moguće. Moderator vodi evidenciju o vremenskim razmacima rasprava i signalizira da li sudionici moraju prijeći na drugi stol ili će doći do kratke pauze za okrijepu. Tijekom cijelog događaja sudionicima bi trebali biti dostupni vrući i hladni napitci te fingerfood.

Sudionici sjede u prostoriji raspoređeni po stolovima s četiri do osam osoba. Stolovi su prekriveni bijelim papirnatim stolnjacima za pisanje (i/ili papirnatim karticama) i olovkama ili markerima. Svaki stol pokriva određenu temu ili pitanje. Svaki krug rasprave započinje uvodom u pitanje osmišljeno za specifičan kontekst i željenu svrhu World Caféa. Ista pitanja mogu se koristiti za više krugova/serija, ili se mogu nadograđivati kako bi se usredotočila i usmjerila na raspravu. Alternativno, može postojati jedna glavna tema s podtemama distribuiranim na različite stolove. Tijekom jedne serije rasprava, svaku temu ili pitanje treba obraditi svaka skupina sudionika, u trajanju od 15 do 30 minuta.

Proces započinje prvim od tri ili više krugova rasprave za malu skupinu koja sjedi oko stola. Na kraju svakog kruga, svi članovi grupe prelaze na drugi, novi stol. Samo domaćini ostaju za svojim stolom čitavo vrijeme trajanja radionice.Oni pozdravljaju nove goste, ukratko predstavljaju ishode prethodnih rasprava i motiviraju daljnju raspravu

U nekim varijantama domaćin se može poslužiti tehnikom 'štapa za razgovor' kako bi svi sudionici imali priliku govoriti. Osim što govore i slušaju, pojedinci se potiču da pišu ili crtaju na papirnatom stolnjaku ili karticama, tako da kod promjene stolova sljedeća grupa ima uvid u ono što su prethodni članovi izrazili svojim riječima i slikama. Sudionici imaju višestruke serije rasprava kao reakciju na unaprijed definirana pitanja, te na temelju ideja iz jedne skupine i vrše nadogradnju i razvijaju nove uvide putem višestrukih rasprava s različitim brojem ljudi. Na taj se način produbljuje kolektivno znanje skupine te se, uz pomoć radnog pribora, rezultati vizualno izražavaju.

Ovisno o planiranom broju krugova rasprave, moderator može, nakon njih nekoliko odrađenih, započeti jedan krug rasprave za cijelu skupinu sudionika kako bi razgovarali o privremenim ishodima World Caféa.

World Café završava fazom refleksije. Nakon završetka unaprijed definiranih brojeva krugova rasprave, domaćini stola imaju 10 minuta da ugrubo sumiraju ishode svojih stolova. Nakon toga moderator pita sudionike da li žele nešto pojasniti ili izmijeniti. Zatim moderator objašnjava sudionicima što će se dogoditi s rezultatima World Caféa, npr. grupiranje ideja i spoznaja i dublja analiza u vezi s razvojem rješenja. Moderator pita sudionike da li je netko zainteresiran za rezultate analize i njihovo daljnje korištenje te prikuplja adrese e-pošte zainteresiranih sudionika. Tada moderator zahvaljuje sudionicima na njihovom angažmanu i službeno zatvara World Café. Nakon cijelog događaja, sudionicima treba upriličiti zakusku (ovisno o raspoloživim sredstvima) gdje mogu dalje nastaviti raspravu.

 

DOKUMENTIRANJE I RAZMJENA REZULTATA

Dokumentacija se vrši putem fotografiranja svih crteža i tekstova sa stolnjaka, post-it kartica i flipcharta. Sudionici mogu staviti veliki post-it s jednim uvidom na ploču, zid ili stol. Domaćini mogu grupirati uvide sa svojih stolova u 'skupine afiniteta', na način da su povezane ideje vidljive i dostupne za planiranje sljedećih koraka.

Grupni razgovori mogu biti zabilježeni od strane grafičkog zapisničara koji crta ideje na flipchartovima ili zidu, kako bi ilustrirao obrasce razgovora. Također je moguće postaviti osobu za svaki stol koja bilježi tijek i rezultate rasprave u posebnom dokumentu.

 

LITERATURA I IZVORI

Navedite linkove na web stranice s literaturom, smjernicama i priručnicima o opisanoj metodi.

Juanita Brown und David Isaacs: The World Café. Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, McGraw-Hill Professional, 1995.

Merianne Liteman; Sheila Campbell; Jeffrey Liteman (14 July 2006). Retreats That Work: Everything You Need to Know About Planning and Leading Great Offsites. John Wiley & Sons.

 

SHOWCASE WORLD CAFE

eDrais2017, E-bikes and pedicels