World café

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DESCRIZIONE

World-Café è un metodo di laboratorio, adatto per gruppi da 12 a 2.000 partecipanti. È un processo di conversazione strutturato volto a facilitare una discussione aperta e intima. Collega le idee all'interno di un gruppo più ampio per accedere alla "intelligenza collettiva" dei partecipanti e per capire / apprendere da più punti di vista. Il focus è sull'esplorazione / innovazione dei temi piuttosto che sulla risoluzione dei problemi. Il formato è concepito principalmente come forum per il pensiero creativo / aperto e non adatto agli scenari in cui esiste una risposta / soluzione predeterminata. L'ambiente di un World Café dovrebbe essere invitante - come qualsiasi atmosfera da caffetteria (tavolini rotondi coperti con tovaglie scrivibili, carte di forme diverse, penne colorate ...). La durata è di ca. 45 minuti a 3 ore.

Un World Café può essere applicato in quasi tutte le fasi del processo sia per le questioni pubbliche che per lo sviluppo del servizio privato. Funziona bene per combinare diversi punti di vista su un argomento, progettare un piano d'azione in breve tempo, sviluppare strategie insieme, fornire feedback su proposte già preparate e, se del caso, sviluppare suggerimenti per il miglioramento e nel contesto delle valutazioni del progetto o raccolta di risultati intermedi. I World Cafè si svolgono in società multinazionali, organizzazioni politiche, comuni, città, associazioni, ecc. Il metodo è particolarmente efficace in gruppi eterogenei e misti di partecipanti che sono interessati da un tema comune.

A CHI E’ RIVOLTO ?

Dopo la definizione dello scopo del World Café, è necessario definire il gruppo target di quali rappresentanti devono essere invitati all'evento. In questo contesto, dovete anche decidere su un numero massimo di partecipanti. Se segui un approccio di Open Innovation, la costellazione dei partecipanti dovrebbe essere la più varia possibile, ma tutti i partecipanti dovrebbero avere essere collegati all’'argomento del World Café.

Tieni presente che potrebbe esserci la possibilità di conflitti se inviti partecipanti di organizzazioni avversarie e sia i proponenti che gli opponenti di un argomento.

RISORSE

Dovrebbe essere istituito un gruppo responsabile dell'organizzazione e dell'attuazione del World Café. Il numero di membri del team dipende dal numero di dipartimenti / organizzazioni interessati all'argomento. Il finanziamento può essere fornito dall'organizzazione attivatrice o mediante richiesta di finanziamenti pubblici. I costi possono variare in base alla posizione, alla ristorazione e alla messa in servizio di un fornitore di servizi esterno per organizzarre / moderare dell'evento.

Il luogo deve essere abbastanza grande da ospitare il numero previsto di partecipanti in un'atmosfera da caffetteria (tavolini, 4-5 sedie / tavolo, piante d'appartamento ...). Ci sarà anche bisogno di materiali di lavoro (ad esempio tovaglie scrivibili, tovagliette di carta / lavagna a fogli mobili, pennarelli in vari colori, puntine, tavole bianche rotanti / lavagna treppiedi a fogli mobili, campana, post-it ...).

PREPARAZIONE DELL’EVENTO

Il processo World Café comprende tre fasi: preliminare, implementazione e wrap-up. I preliminari comprendono questioni come la costituzione del gruppo di pianificazione, la definizione del gruppo target, la pianificazione del tempo, l'ubicazione, la moderazione, la ristorazione, i materiali, l'invito, la comunicazione e l'uso dei risultati. L'implementazione è la realizzazione effettiva dell'evento e il wrap-up si occupa dell'analisi e dell'ulteriore utilizzo dei risultati. L’ente che ha avviato il World Cafe dovrebbe ricoprire il ruolo l'organizzatore. Ciò conferisce un carattere più ufficiale all'evento e contribuisce a una buona risposta in merito al numero di partecipanti. Ad esempio, se il World Café tratta argomenti urbani, il comune dovrebbe essere l'organizzatore. Se gli argomenti di ricerca sono il focus, una struttura di ricerca dal campo corrispondente dovrebbe essere l'organizzatore. In caso di sviluppo / miglioramento di prodotti o servizi, una società collegata dovrebbe essere l'organizzatore (più grande e / o meglio conosciuto è l'azienda, maggiore è la risposta).

FACILITATORE

Il facilitatore dovrebbe essere un dipartimento o un'organizzazione con il know-how e le esperienze nell'organizzazione e nella moderazione dei workshop, nel trattare con diversi gruppi target e nell'analizzare / interpretare i risultati di un World Café. Gli scienziati sociali sono molto adatti per tali eventi. La moderazione dell'evento è cruciale. Molti World Cafés pagano un moderatore professionista (quale presentatore del Caffè) per gestire l'evento.

SCOPO

Fai attenzione fin da subito al motivo per cui organizzi il World Café. Sulla base di questo, puoi decidere a quale tipo di partecipanti estenderai l’invito e quali parametri sono importanti per raggiungere il tuo desiderato risultato dell'evento. È molto importante trovare e inquadrare argomenti o domande che contano ai partecipanti invitati. Al World Café si può esplorare un solo argomento / domanda o possono essere sviluppati diversi argomenti / domande. Le conversazioni del World Café riguardano sia la scoperta che l’esplorazione di importanti argomenti / domande. Se hai a che fare con un argomento complesso puoi dividerlo in sotto-argomenti. A ciascun sottotema va assegnata una tavola di discussione all'evento. Definisci anche il tipo di risultati che desideri ricevere dall'evento. Questo ha un impatto sulla definizione delle domande guida per i partecipanti..

TEMPISTICHE E LOGISTICA

Definisci una tempistica per il processo completo a partire dalla data di invio dell'invito ai potenziali partecipanti (dovrebbe essere 4-6 settimane prima dell'evento). È necessario stabilire anche un arco temporale per l'evento (in genere 2-4 ore, a seconda del giorno della settimana e del gruppo target). Una volta che chiaro quale obiettivo si desidera raggiungere e il tempo che si è programmato, è possibile decidere il numero appropriato e la durata dei turni di discussione. Per quanto riguarda una data concreta per l'evento, puoi prendere una decisione sulla squadra o puoi chiedere al gruppo target (ad esempio tramite Doodle), se il numero di potenziali partecipanti è gestibile. Tieni in mente le vacanze scolastiche, le festività bancarie e i periodi speciali (la stagione di avvento, il carnevale ...). Anche la ristorazione, la fornitura dei materiali necessari e la posizione devono essere pianificati.

DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO

Fornisci un tipo di linee guida / sceneggiatura per i moderatori e gli host di tabelle. Anche i modelli per la documentazione delle discussioni sono utili. Definisci le domande guida per i partecipanti per supportare una progressione logica della scoperta attraverso diversi cicli di discussione. Domande ben definite focalizzano l'attenzione dei partecipanti su ciò che conta davvero. Si consigliano domande aperte. Le domande valide dovrebbero invitare alla ricerca e alla scoperta piuttosto che alla difesa e al vantaggio. Non è necessario che implichino azioni immediate o soluzioni di problemi. Una domanda è una buona domanda se continua a far emergere nuove idee ed intuizioni. Una domanda potente è semplice, chiara e stimolante, focalizza l'indagine, prospetta ipotesi inconsce, apre nuove possibilità.

INVITO DEI PARTECIPANTI

L'invito per l'evento deve essere formulato. Assegnate un nome alWorld Café in un modo appropriato al suo scopo, ad es. Knowledge Café, Strategy Café. Fornite un breve sommario ai potenziali partecipanti sui motivi dell'evento, sul / i target e sul perché dovrebbero partecipare, seguito da data e luogo. Se necessario, adattate il testo dell'invito a diversi gruppi target. L'invito dovrebbe essere inviato 4-6 settimane prima dell'evento. Un promemoria per i partecipanti registrati dovrebbe essere distribuito 1 settimana prima dell'evento. Utilizzate i canali appropriati per l'invito (ad es. Social media, inviti via lettera, inviti per e-mail). L'organizzazione che ha avviato il World Cafe dovrebbe anche essere invitata (ad esempio il comune, l’azienda ...). Quest’ultima potrebbe differire dall'organizzazione che gestisce il workshop (ad esempio, un fornitore di servizi).

PREPARAZIONE DELL’AMBIENTE

È essenziale creare un ambiente che evochi sia l'informalità sia l'intimità. I partecipanti dovrebbero sentire che non è un incontro ordinario. Selezionate uno spazio con luce naturale e una vista esterna. Rendi lo spazio simile a un vero caffè con tavolini che ospitano 4-6 persone, disposti in modo casuale e sfalsato; questo fa sembrare l’ambiente rilassato e invitante. Usate tovaglie scrivibili e piante da interno su ogni tavolo. In alternativa, posizionate almeno 2 grandi fogli di carta su ogni tovaglia insieme a una tazza piena di pennarelli colorati. Carta e penna incoraggiano a scarabocchiare, disegnare e quindi a collegare idee. Metti un tavolo da caffè aggiuntivo nella parte anteriore della stanza per il materiale del relatore. Considera la possibilità di esporre pezzi artostici o aggiungere poster alle pareti. Fornite bevande e snack per i partecipanti.

IMPLEMENTAZIONE DELL’EVENTO

Il moderatore apre il World Café con un caloroso benvenuto e un'introduzione al processo del World Café, creando il contesto, condividendo l'etichetta del World Cafe e mettendo i partecipanti a proprio agio.

Ad esempio, per l'etichetta del World Café, il moderatore deve comunicare ai partecipanti:

Concentrati su ciò che conta.
Contribuisci al tuo pensiero.
Fai parlare la tua mente e il tuo cuore.
Ascolta per capire.
Collegati e connetti idee.
Ascolta per approfondimenti e domande più profonde.
Gioca, scarabocchia, disegnare - è incoraggiata la scrittura sulle tovaglie.

Il moderatore chiede volontari tra i partecipanti per il ruolo degli ospiti della tabella e spiega i loro compiti (altra possibilità: il gruppo organizzatore fornisce gli host della tabella). Gli host del tavolo hanno un significato speciale nel World Café. Devono assicurarsi che si presenti un'atmosfera aperta, chiara e amichevole. Gli ospiti del tavolo rimangono nella versione standard per tutti i turni di discussione al loro tavolo e si congedano dai loro ospiti quando cambiano il tavolo, danno il benvenuto ai nuovi arrivati e riassumono le idee principali ei risultati chiave del round precedente. Durante la conversazione al loro tavolo, assicurano che tutti possano partecipare e che pensieri importanti, idee e connessioni di tutti saranno scritti e disegnati sulle tovaglie. Alla fine del processo, devono riassumere sommariamente il risultato chiave della loro tabella.

Successivamente, il moderatore inizialmente divide (casualmente) i partecipanti in diversi gruppi in base al numero di tabelle e assegna ciascun gruppo a una tabella. Il moderatore pone le domande o gli argomenti per i turni del discorso e si assicura che le domande siano visibili a tutti su una lavagna a fogli mobili o su schede a ciascun tavolo.Il moderatore si muove tra i tavoli e incoraggia tutti a partecipare e durante il discorso assicura che le informazioni chiave siano registrate visivamente o che siano raccolte e pubblicate, se possibile. Il moderatore tiene traccia delle fasce orarie dei turni del discorso e segnala se i partecipanti devono passare a un altro tavolo o se ci sarà una breve pausa caffè. Bevande calde e fredde, biscotti o qualcosa di simile dovrebbero essere disponibili per i partecipanti durante l'intero evento.

I partecipanti si siedono distribuiti nella stanza ai tavoli da quattro a otto persone. I tavoli sono coperti con tovaglie di carta bianca (e / o cartoncino) e matite o pennarelli. Ogni tabella copre un argomento o una domanda specifici. Ogni round di discussione è preceduto da questa domanda progettata per il contesto specifico e lo scopo desiderato del World Café. Le stesse domande possono essere utilizzate per più di un round, oppure possono essere costruite l'una sull'altra per focalizzare la conversazione o guidarne la direzione. In alternativa, può esserci un argomento globale con argomenti secondari distribuiti alle diverse tabelle. Durante un turno di discussione, questo argomento o domanda deve essere gestito da ciascun gruppo per 15-30 minuti.

Il processo inizia con il primo di tre o più round di discorso per il piccolo gruppo seduto attorno a un tavolo. Alla fine di ogni turno di discorso, ogni membro del gruppo si sposta su una nuova tabella diversa. Solo gli host del tavolo restano al loro tavolo per tutto il tempo. Accolgono nuovi ospiti, riassumono brevemente la conversazione precedente e motivano l'ulteriore discorso.

In alcune versioni può essere usato un "bastone parlante" per assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano la possibilità di parlare. Oltre a parlare e ascoltare, le persone sono incoraggiate a scrivere o disegnare sulla tovaglia di carta o sulle carte di carta in modo che quando le persone cambiano le tabelle possano vedere ciò che i membri precedenti hanno espresso nelle proprie parole e immagini. I partecipanti hanno più turni di discorso in risposta a domande predefinite, prendendo le idee da un gruppo e aggiungendo loro, sviluppando approfondimenti attraverso più conversazioni con un numero diversificato di persone e ampliando la conoscenza collettiva del gruppo. In questo modo, i risultati si riflettono visivamente in una varietà di modi.

A seconda del numero pianificato di turni di discussione, il moderatore può iniziare dopo diversi discorsi per un giro di conversazione per l'intero gruppo dei partecipanti, al fine di parlare del risultato intermedio del World Café.

Il World Café è completato da una fase di riflessione. Dopo che i numeri predefiniti di turni di discorso sono finiti, gli host della tabella ottengono 10 minuti per riepilogare sommariamente i risultati delle loro tabelle. Dopo questo, il moderatore chiede ai partecipanti se vogliono chiarire o modificare qualcosa. Quindi il moderatore spiega ai partecipanti cosa accadrà con i risultati del World Café, ad es. un raggruppamento di idee e intuizioni e analisi più approfondite riguardanti lo sviluppo di soluzioni. Il moderatore chiede ai partecipanti se qualcuno è interessato ai risultati dell'analisi e al loro ulteriore utilizzo e raccoglie gli indirizzi e-mail dei partecipanti interessati. Quindi il moderatore ringrazia i partecipanti per il loro impegno e chiude ufficialmente il World Café. A seguire, verrà offerto un buffet ai partecipanti (a seconda del denaro disponibile) dove potranno discutere ulteriormente le loro intuizioni.

DOCUMENTARE E CONDIVIDERE I RISULTATI

La documentazione viene fatta attraverso le foto di tutti i disegni e gli scritti sulle tovaglie scrivibili e dei post-it sui lavagne a fogli mobili. I partecipanti possono posizionare ampi post-it di grandi dimensioni con una singola intuizione su ciascuno su una lavagna, un muro, ecc. Su ciascun tavolo. Gli host di tabella possono raggruppare gli approfondimenti dai post-it delle loro tabelle in "cluster di affinità" in modo che le idee correlate siano visibili e disponibili per pianificare i passaggi successivi.

Le conversazioni di gruppo possono anche essere catturate da un registratore grafico che disegna le idee su lavagne a fogli mobili o un murale a muro in aumento di testo e grafica per illustrare i modelli di conversazione. È anche possibile posizionare una persona in ogni tabella che registra la cronologia delle discussioni e i risultati in un documento.

LETTERATURA E RISORSE

Fornite lins a websites con dcoumentazione, linee guida e manuali relativi al metodo descritto.

Juanita Brown und David Isaacs: The World Café. Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, McGraw-Hill Professional, 1995.

Merianne Liteman; Sheila Campbell; Jeffrey Liteman (14 July 2006). Retreats That Work: Everything You Need to Know About Planning and Leading Great Offsites. John Wiley & Sons.

SHOWCASE WORLD CAFE

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