• Questo metodo viene utilizzato per migliorare il coinvolgimento dei cittadini nella gestione delle risorse pubbliche, in modo collaborativo, stimolando la raccolta delle proposte sulla spesa del budget urbano, anche se solo su un sottoinsieme dell'intero budget.
• Sta funzionando bene per migliorare la cooperazione e l'uguaglianza, che di conseguenza si traduce in efficienza e un maggiore coinvolgimento popolare all'interno della comunità locale, promuovendo la ridistribuzione delle risorse disponibili e raggiungendo un consenso tra amministrazione e cittadini, evitando alla pubblica amministrazione di decidere unilateralmente cosa e quanto spendere per determinate priorità, su determinate aree tematiche o in aree geografiche specifiche.
• Stimola la decisione collettiva che coinvolge i cittadini. I  residenti sono invitati a riunirsi e partecipare  a regolari e ampie deliberazioni pubbliche,  superando l'abitudine deii residenti di presentare progetti alla pubblica amministrazione individualmente o in piccoli gruppi.
• Quando la partecipazione dovrebbe essere de-frammentata e rappresentata in un gruppo identificabile di cittadini, al fine di facilitare le persone a discutere e determinare le questioni prioritarie in modo collettivo.
• Ridurre, almeno in determinati argomenti o progetti, la realtà che l'amministrazione comunale sembra decidere unilateralmente quali sono le priorità e influenzare i progetti per guardare a specifiche aree tematiche o geografiche.

• Luoghi fisici dove incontrarsi
• Communication Manager per gestire la piattaforma online e i social media
• Una piattaforma partecipativa online (per visualizzare i dati del budget, per descrivere progetti co-sviluppati e poi votarli)
• Un sito Web per supportare la comunicazione e il racconto.

DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO

Come accennato in precedenza, il PB potrebbe stabilire un canale di interazione / comunicazione con i cittadini, composto da eventi fisici con il supporto di strumenti online, non solo per consentire di votare le proposte di progetto ma anche per stabilire un canale di comunicazione con i cittadini al fine di fornire le informazioni più pertinenti a loro, e nell'altra parte di essere aperti a ricevere e rispondere a qualsiasi tipo di domanda i cittadini potrebbero sorgere.

Per questo motivo il livello minimo è quello di impostare un sito web PB dedicato (che potrebbe essere una sottosezione del sito web del Comune) al fine di fornire informazioni chiare e documenti digitali necessari per avviare il processo partecipativo con almeno un unico e chiaro indirizzo email dedicato dove i cittadini possono inoltrare domande.

Inoltre, al fine di migliorare l'interazione con i cittadini, i canali dei social media, come FB, Twitter, potrebbero essere molto utili anche per condividere e lavorare online sulle proposte di progetto (ad esempio Slack o Google Docs) con i cittadini organizzati in gruppi online.

INVITO AI PARTECIPANTI

L'obiettivo del PB è coinvolgere almeno il 2-3% della popolazione target (della città, del quartiere, del distretto), quindi l'invito dovrebbe essere massiccio anche se il rendimento non è soddisfacente e solo una piccola parte di la popolazione è disposta a contribuire (dedicando tempo e qualche sforzo) al gruppo di lavoro costituito. L'interazione con / tra di loro è la seguente:

• Discussione, dialogo o Deliberazione
• Esprimere opinioni / preferenze solo
• Ascolta / guarda come spettatore.

PREPARAZIONE DEL CONTESTO

Stabilire linee guida di comunicazione per tutti. Dichiarate chiaramente l'obiettivo del PB, scrivetelo e dipingetelo sul muro. Deve essere lì per l'intera durata del processo.

Comunicate e mantenere tutto con le informazioni disponibili. Nessuno escluso. Chi non partecipa deve comunque diventare beneficiario del processo, così potrebbe essere parte in un momento successivo o almeno tenersi informato.

PB è in genere promosso dall'autorità pubblica, quindi cercate di smussare i requisiti formali di un'autorità pubblica rispettando l'esigenza informale dei cittadini che vivono la vita quotidiana e con non molto tempo a disposizione.

Organizzate incontri quando la persona può partecipare, pensare al vostro target, provate a pianificare l'incontro pensando ai diversi gruppi di riferimento, magari raddoppiando per dare tutti le possibilità.

• FASE 3 - Votazione: scelta dei progetti da realizzare
  I progetti della fase 2 dovrebbero essere resi accessibili a tutti i cittadini (gli strumenti online potrebbero essere molto utili per farlo e per gestire la comunicazione. Questa fase è sostanzialmente un processo di voto del cittadino "assistito" in un determinato periodo di tempo e potrebbe avvenire sia online o offline. Il processo di votazione dovrebbe prendere in considerazione diversi gruppi target e di età della popolazione, con l'obiettivo di raccogliere la maggior quantità di popolazione target coinvolta (il 2-3% della popolazione dell'area urbana deve essere considerata come linea di base)

• FASE 4 - Risultati: aggiornamenti di progetti e responsabilità
  L'esito del processo di votazione deve essere pubblicato online con una descrizione dettagliata di tutti i progetti e il numero di voti attribuiti a ciascuno di essi. In aggiunta a ciò, una pubblicazione ufficiale che elenca i progetti vincitori e la loro descrizione deve essere pubblicata sul sito web ufficiale.

Attraverso il sito web dedicato, che dovrebbe essere mantenuto per diversi anni, per supportare la comunicazione attraverso l'uso di tecniche di storytelling, con brevi video dei partecipanti e con alcune prove (se del caso) degli impatti del budget dei progetti attraverso il processo PB ( anche dopo alcuni anni).

Non scordate i cittadini che hanno partecipato e i progetti consegnati. Definite un processo di monitoraggio anche dopo la fine del PB. Se non fatto, potrebbe rivelarsi in futuro uno svantaggio. I contenuti creati potrebbero essere:

• Rapporto pubblico
• Audizioni pubbliche / Riunioni
• Nuovi media (ad esempio Internet, SMS, ecc.)

• Il processo PB richiederà del tempo, quindi chi inizia un processo PB dovrebbe essere consapevole del fatto che sarà più lungo di un normale processo decisionale. Questo dovrebbe essere considerato assieme agli altri potenziali problemi che un processo non partecipato potrebbe implicare. Spesso le analisi dei costi effettuate da dipendenti pubblici sono state sovra / sottovalutate a causa della mancanza di risorse, tempo, know-how o informazioni, che alla fine hanno causato ritardi nella costruzione o errori nella decisione finale. Il PB richiede tempo, ma le decisioni e il progetto potrebbero avere un impatto maggiore sull'area urbana.
• Comunicazione, Comunicazione, Comunicazione. Le persone / i cittadini partecipanti devono vedere i risultati altrimenti non comprenderanno i benefici della partecipazione e dell’aver investito il loro tempo. Allo stesso modo, i cambiamenti dell'ultimo minuto possono essere dannosi per il processo, in quanto sono segnale di irregolarità e discontinuità. Se è necessario apportare modifiche, devono essere comunicate prima ed efficacemente a tutti.

• Paris PB Overview:  https://budgetparticipatif.paris.fr/bp/plugins/download/PB_in_Paris.pdf
• APUR (2017). « La ville autrement: Initiatives citoyennes // Urbanisme temporaire //
• Baiocchi G. (2003). « Participation, Activism, and Politics : the Porto Alegre experiment and deliberative democratic theory. » Politics & Society 29(1) : 43-72
• Carrel M. and Houard N. (2012). La participation des habitants: trois pistes pour rénover la politique de la ville, Paris, Centre d’analyse stratégique, note d’analyse, n° 278.
• Shah A, ed. (2007). Participatory Budgeting. Washington D.C.: The World Bank