Rodičovská kategória: Participatory methods

svetová kaviareň

POPIS

„Svetová kaviareň je metóda workshopu, vhodná pre veľkosť skupiny od 12 do 2000 účastníkov. Je to štruktúrovaný konverzačný proces zameraný na uľahčenie otvorenej a úzkej diskusie. Prepája  nápady v rámci väčšej skupiny k dosiahnutiu „kolektívnej inteligencie“ účastníkov a k porozumeniu/učeniu sa z viacerých uhlov pohľadu. Pozornosť je zameraná na preskúmanie/inovovanie tém viac než na riešenie problému. Formát je hlavne navrhovaný ako fórum pre kreatívne/otvorené myslenie a nie je vhodný pre scenáre, kde je preddefinovaná odpoveď/riešenie. Prostredie Svetovej kaviarne by malo byť pozývajúce – ako atmosféra kaviarne (malé okrúhle stoly prikryté popisovateľným obrusom, blokovým papierom alebo papierovými kartičkami v rôznych tvaroch, farebné perá...). Trvanie je cca 45 minút až 3 hodiny.

Svetová kaviareň môže byť aplikovaná na takmer všetkých úrovniach procesu aj pre verejné záležitosti, aj pre súkromný vývoj služieb. Dobre funguje pri kombinovaní rôznych pohľadov na tému, vytváraní akčného plánu za krátky čas, spoločnom vytváraní stratégií, poskytovaní spätnej väzby na návrhy, ktoré už boli vytvorené a , kde je to vhodné, pri vývoji návrhov na zlepšenie  a v kontexte projektových hodnotení alebo v zbieraní mierne pokročilých výsledkov. Svetové kaviarne sa uplatňujú v multinárodných spoločnostiach, politických organizáciách, samosprávach, mestách, asociáciách...Metóda je obzvlášť efektívna v rôznorodých, zmiešaných skupinách účastníkov, ktorý sú dotknutí spoločnou témou.

 

PRE KOHO ?

Po definovaní zámeru Svetovej kaviarne, musí byť určená cieľová skupina, reprezentanti ktorej musia byť pozvaní na udalosť. V tomto kontexte je tiež potrebné rozhodnúť o maximálnom počte účastníkov. Ak nasledujete prístup otvorenej inovácie , konštelácia účastníkov by mala byť čo najrôznorodejšia, ale všetci účastníci by mali mať vzťah k téme Svetovej kaviarne.

Pamätajte na to, že existuje možnosť konfliktu, ak pozvete účastníkov zo súperiacich organizácií alebo oponentov a proponentov témy.

 

ZDROJE

Mal by byť vytvorený tím, ktorý je zodpovedný za organizáciu a implementáciu Svetovej kaviarne. Počet členov tímu závisí od toho, koľko oddelení/organizácií je témou dotknutých. Financovanie môže byť zabezpečené samotnou iniciáciou organizáciou požiadaním o verejné zdroje. Náklady sa môžu líšiť v závislosti od miesta, pohostenia a poverenia externého poskytovateľa organizačných/moderátorských služieb podujatia.

Miesto musí byť dostatočne veľké na ubytovanie plánovaného počtu účastníkov v kaviarenskej atmosfére (malé stoly, 4-5 stoličiek/stôl, kvety...)Takisto potrebujete implementačné materiály (napr. popisovateľný obrus, flipchart, papierové podložky, popisovače rôznych farieb, špendlíky, rolovacie tabule, trojnôžkový flipchart, zvonček...)

 

PRÍPRAVA PODUJATIA

Proces Svetovej kaviarne pozostáva z troch fáz: predbežná, implementačná a konečná. Predbežná fáza zahŕňa záležitosti ako určenie plánovacieho tímu, definícia cieľovej skupiny, plánovanie času, miesto, moderovanie, pohostenie, materiály, pozvánky, komunikácia a využitie výsledkov. Implementačná fáza je skutočnou realizáciou podujatia a konečná fáza sa zaoberá analýzou a ďalším využitím výsledkov. Organizácia, ktorá iniciovala Svetovú kaviareň by mala byť organizátorom. Dáva to udalosti oficiálnejší charakter a prispieva k dobrej odozve vzhľadom na počet účastníkov. Napríklad, ak sa Svetová kaviareň zameriava na mestské témy, mala by byť organizátorom samospráva. Ak je témou výskum, malo by byť organizátorom výskumné zariadenie z korešpondujúceho oboru. V prípade vývoja/vylepšovania produktu alebo služby by mala byť organizátorom príslušná spoločnosť (čím väčšia a /alebo viac známa spoločnosť, tým lepšia odozva).

FACILITATOR

Facilitátorom by malo byť oddelenie alebo organizácia s know-how a skúsenosťami v organizovaní a moderovaní workshopov, jednaní s rôznymi cieľovými skupinami a analyzovaní /interpretovaní výsledokov Svetovej kaviarne. Na takéto podujatia sú veľmi vhodné sociálni vedci. Kľúčové je moderovanie udalosti. Mnohé svetové kaviarne plati profesionálneho moderátora (ako hostiteľa), ktorý moderuje celé podujatie.

ZÁMER

Dávajte hlavný dôraz na dôvod organizovania Svetovej kaviarne. Na základe toho môžete rozhodnúť, aký typ účastníkov pozvete  a aké parametre sú dôležité na dosiahnutie vášho želaného výsledku. Je veľmi dôležité nájsť a ohraničiť témy alebo otázky, ktoré sa vzťahujú na pozvaných účastníkov. Svetová kaviareň môže skúmať len jednu tému/otázku alebo viacero tém/otázok. Konverzácie Svetovej kaviarne sú o objavovaní a skúmaní silných tém/otázok. Ak prejednávate komplexnú tému, môžete ju rozdeliť na podtémy. Každej podtéme na podujatí priradíte jeden diskusný stôl. Definujte tiež, aké výsledky chcete z daného podujatia získať, keďže to má vplyv na definíciu vodiacich otázok pre účastníkov.

ČASOVÝ PLAN A LOGISTIKA

Definujte časový plán pre celý proces počnúc dňom zaslania pozvánok potenciálnym účastníkom ( 4-6 týždňov pred podujatím). Takisto je potrebné stanoviť časový rámec pre udalosť ( väčšinou 2-4 hodiny, v závislosti od dňa v týždni a cieľovej skupiny). Keď je jasné, aký cieľ chcete dosiahnuť a množstvo naplánovaného času, môžete rozhodnúť o vhodnom počte a dĺžke diskusných kôl. Čo sa týka konkrétneho dňa udalosti, môžete urobiť tímovú diskusiu alebo sa môžete opýtať cieľovej skupiny. (napr. cez Doodle), ak množstvo potenciálnych účastníkov je manažovateľné. Nezabudnite na školské prázdniny, sviatky a špeciálne obdobia (advent, karneval...). Tiež sa musí naplánovať pohostenie, poskytnutie potrebných materiálov a miesto.

PODPORNÁ DOKUMENTÁCIA

Poskytnite určité návod/scenáre pre moderátora a hostiteľov. Nápomocné sú tiež predlohy na dokumentovanie diskusií. Definujte vodiace otázky pre účastníkov aby sa podporil logický sled objavovania cez niekoľko diskusných kôl. Dobre definované otázky sústredia pozornosť účastníkov na to, čo je skutočne dôležité. Odporúčajú sa otvorené otázky. Dobré otázky by mali vyzývať na zisťovanie a objavovanie viac ako na obhajobu a prednosti. Nepotrebujú naznačovať okamžité akčné kroky alebo riešenia problémov. Otázka je dobrou otázkou, ak pokračuje vo vytváraní nových myšlienok a náhľadov. Silná otázka je jednoduchá, jasná a ktorá núti zamýšľať sa, zameriava sa na zisťovanie, vynára podvedomé predpoklady, otvára nové možnosti.

POZVANIE ÚČASTNÍKOV

Musí byť sformulovaná pozvánka na udalosť. Pomenujte Svetovú kaviareň tak, aby zodpovedala jej účelu, napr. Vedomostná kaviareň, Strategická kaviareň. Poskytnite potenciálnym účastníkom krátke zhrnutie dôvodu konania podujatia, cieľov a prečo by sa mali zúčastniť, pridajte dátum a miesto podujatia. Ak je to potrebné, prispôsobte text pozvánky rôznym cieľovým skupinám. Pozvánka by mala byť rozoslaná 4-6 týždňov pred konaním udalosti. Pripomienka registrovaným účastníkom by mala byť distribuovaná týždeň pred podujatím. Na pozvanie použite vhodné kanály (napr. sociálne médiá, listové pozvánky, emailové pozvánky). Organizácia, ktorá iniciovala Svetovú kaviareň by mala byť tiež pozvaná (napr. samospráva, firma...). Môže sa totiž líšiť od organizácie, ktorá vedie workshop (napr. poskytovateľ služby).

NASTAVENIE PROSTREDIA

Je nevyhnutné vytvoriť prostredie, ktoré evokuje aj neformálnosť aj dôvernosť. Účastníci by mali cítiť, že neide o obyčajné stretnutie. Vyberte miesto s prirodzeným svetlom a vonkajším výhľadom. Vytvorte taký priestor, aby napodobňoval skutočnú kaviareň s malými stolmi pre 4-6 ľudí, zariadené ohromujúcou, náhodnou módou; vyzerá to odpočinkovo a vítajúco. Na každom stole použite popisovateľné obrusy a izbové kvety. Alebo umiestnite aspoň dva veľké kusy papiera cez prestieranie s hrnčekom s fixkami. Papier a perá povzbudzujú čmáranie, kreslenie a tým spájanie myšlienok. Položte dodatočný stôl pred miestnosť pre akékoľvek materiály prezentujúceho. Zvážte zobrazenie umenia alebo pridania plagátov na steny. Poskytnite účastníkom občerstvenie a nápoje.

 

IMPLEMENTÁCIA PODUJATIA

Moderátor otvorí podujatie vrelým privítaním a predstavením procesu Svetovej kaviarne, nastavením kontextu, zdieľaním etikety Svetovej kaviarne a dostaním účastníkov do pohody.

Príklad etikety Svetovej kaviarne, ktorú musí moderátor komunikovať účastníkom:

  • zameriavanie sa na podstatu
  • prispejte svojim myslením
  • rozprávajte z vašej mysle a srdca
  • počúvajte, aby ste porozumeli
  • prepájajte a spájajte nápady
  • počúvajte spoločne pre náhľady a hlbšie otázky
  • hrajte sa, čmárajte, kreslite – písanie na obrusy sa podporuje

Moderátor vyzve dobrovoľníkov do role stolových hostiteľov a vysvetlí ich úlohy (iná možnosť: organizujúci tím poskytne hostiteľov). Stoloví hostitelia majú vo Svetovej kaviarni špeciálny význam. Musia zaistiť, že vznikne otvorená, jasná a priateľská atmosféra. Stoloví hostitelia ostávajú v štandardnej verzii pri stole na všetkých diskusných kolách a preberajú odchod ich hostí, keď menia stôl, vítajú nových členov a zhromažďujú hlavné myšlienky a kľúčové zistenia predošlého kola. Počas konverzácie pri ich  stole zaisťujú, že všetci sa môžu zúčastniť a že dôležité myšlienky, nápady a spojenia všetkých budú napísané/nakreslené na obrusoch. Na konci procesu musia zhruba zosumarizovať kľúčové zistenia ich stola.

Potom moderátor na úvod rozdelí účastníkov (náhodne) do viacerých skupín podľa počtu stolov a priradí každú skupinu jednému stolu. Moderátor predstaví otázky alebo témy diskusných kôl a zaistí, že otázky sú viditeľné každému na flipcharte alebo na kartičkách na každom stole. Moderátor sa pohybuje pomedzi stoly a povzbudzuje každého zúčastniť sa a počas priebehu kola zaisťuje, že kľúčové pohľady sú zaznamenané vizuálne alebo sú zhromaždené a vyvesené, ak je to možné. Moderátor sa drží časových úsekov diskusných kôl a signalizuje, či účastníci majú zmeniť stôl alebo či bude krátka prestávka. Počas celého podujatia by mali byť účastníkom dostupné teplé a studené nápoje, keksíky alebo niečo podobné.

Účastníci sedia rozdelní v miestnosti pri stoloch so 4 – 8 ľuďmi. Stoly sú pokryté bielym popisovateľným obrusom ( a/alebo papierovými kartami), ceruzkami alebo fixkami. Každý stôl zastrešuje konrétnu tému alebo otázku. Každé kolo diskusie je otvorené otázkou, ktorá bola vytvorená pre konkrétny kontext a pre dosiahnutie želaného výsledku Svetovej kaviarne. Rovnaká otazka môže byť použitá pre viac kôl, alebo môžu na seba nadväzovať, aby posúvali diskusiu správnym smerom. Alebo môže byť jedna globálna téma s podtémami rozvrhnutými k rôznym stolom. Počas jedného kola by sa skupina mala zaoberať touto témou 15 až 30 minút.

Pre malé skupinky sediace okolo stola začína proces s prvými troma alebo viacerými diskusnými kolami. Na konci každého diskusného kola sa každý člen skupiny presunie k inému stolu. Len stoloví hostitelia ostávajú stále pri svojom stole. Vítajú nových hostí, stručne sumarizujú predchádzajúce konverzácie a motivujú nasledujúce diskusie.

V niektorých verziách môže byť použitá rozprávacia palička, aby sa zabezpečilo, že všetci účastníci dostanú šancu rozprávať. Popri rozprávaní a počúvaní sú jednotlivci vyzývaní, aby písali a kreslili na papierový obrus alebo kartičky, aby keď sa pri stoloch vymenia ľudia, bolo vidieť, čo slovami a obrázkami vyjadrili predchádzajúci členovia. Účastníci majú početné kolá na zodpovedanie preddefinovaných otázok, preberanie nápadov z jednej skupiny do druhej, rozvíjanie nápadov cez viacnásobné konverzácie  s rôznym počtom ľudí a rozvíjanie kolektívnych znalostí skupiny. Týmto spôsobom sa výsledky odrážajú vizuálne rôznymi spôsobmi.

V závislosti od plánovaného počtu diskusných kôl môže moderátor po niekoľkých diskusných kolách jedno konverzačné kolo pre skupinu všetkých účastníkov, aby sa diskutovalo o priebežnom výsledku Svetovej kaviarne.

Svetová kaviareň sa ukončuje reflekčnou fázou. Po skončení preddefinovaného počtu diskusných kôl, stoloví hostitelia dostanú 10 minút na to, aby v skratke zosumarizovali zistenia z ich stolov. Potom sa moderátor opýta účastníkov, či chcú niečo vysvetliť alebo pozmeniť.

Potom moderátor účastníkom vysvetlí, čo sa bude diať s výsledkami Svetovej kaviarne, napr. zoskupovanie nápadov a náhľadov a ich hlbšia analýza vzhľadom na rozvoj výsledkov. Moderátor sa opýta účastníkov, či sa niekto zaujíma o výsledky analýzy a ich ďalšie použitie a zozbiera od účastníkov emailové adresy. Nakoniec sa účastíkom poďakuje za ich účasť a oficiálne uzavrie Svetovú kaviareň. Následne sa ponúkne bufet (v závislosti od rozpočtu), kde účastníci môžu ďalej diskutovať ich myšlienky.

 

DOKUMENTÁCIA A ZDIEĽANIE VÝSLEDKOV

Dokumentáciu predstavujú fotky všetkých kresieb a zápisov na popisovateľných obrusoch a flipchartoch. Účastníci môžu umiestniť veľké plagáty s jednotlivými pohľadmi na tabuľu, stenu atď. pri každom stole. Stoloví hostitelia môžu zoskupiť náhľady z plagátov do príbuzných klastrov, tak aby súvisiace nápady boli viditeľné a dostupné na plánovanie ďalších krokov.

Skupinové konverzácie tiež môžu byť zachytené grafickým zapisovateľom, ktorý kreslí nápady na flipchart alebo stenu vyzdvihujú text alebo grafiku na ilustráciu vzorov konverzácie. Je tiež možné ku každému stolu umiestniť osobu, ktorá zaznamenáva históriu diskusie a výsledkov do dokumentu.

 

LITERATÚRA A ZDROJE

Poskytnúť linky na webstránky s literatúrou, návodmi a manuálmi k popísanej metóde.

Juanita Brown und David Isaacs: The World Café. Shaping Our Futures Through Conversations That Matter, McGraw-Hill Professional, 1995.

Merianne Liteman; Sheila Campbell; Jeffrey Liteman (14 July 2006). Retreats That Work: Everything You Need to Know About Planning and Leading Great Offsites. John Wiley & Sons.

 

SHOWCASE WORLD CAFE

eDrais2017, E-bikes and pedicels