A “World-Café” egy olyan részvételi eljárás, amely elképesztően széles skálán képes véleményeket begyűjtendő a résztvevőktől, kb. 12 főtől akár egészen 2.000 főig képes ellátni funkcióit. Ez egy strukturált beszélgetés a felek között, amelynek célja, hogy elősegítse a résztvevők körében a nyílt és szoros kapcsolatot egy témakör értékelése kapcsán. Arra hivatott, hogy egy nagyobb csoport tagjainak ötleteit összekapcsolja, mely egyfajta “kollektív intelligenciát” eredményez végső soron és segít több nézőpontból is szemlélni és megérteni egy adott témakört a résztvevők számára egymás segítségével. A fókusz nem kimondottan problémák megoldására koncentrálódik, hanem bizonyos témakörök kibontására, felfedezésére és azokkal kapcsolatos innovációs gondolatok megosztására. Ezáltal nyitott végű kérdések merülnek fel főként, melyek kreativitást igényelnek és nem előre lefektetett vázlatok mentén kell haladni. A neve nem véletlenül, a megteremtendő atmoszférája az eseményeknek egy kávézóéra kell, hogy hajazzon, ahol egy invitáló, befogadó környezetben (kisebb körasztalok, sokszínű tollak, papírkártyák vannak kihelyezve) könnyebben születnek meg kreatív és innovatív gondolatok. Az időtartama háromnegyed órás hossztól nagyjából 3 órás hosszig terjedően javasolt.

Azok után, hogy kijelöltük a rendezvény célját, szükséges még meghatároznunk az arra invitálandó célcsoportot is, illetve a résztvevők maximális létszámát is. Ha a részvételt bárki számára nyitottá tesszük, akkor fontos arra törekednünk, hogy a lehető legkülönbözőbb rétegekből is elérjünk vele legalább egy-egy résztvevőt, természetesen úgy, hogy a meghívás csak olyanoknak szóljon, akik érdemben kapcsolódnak a “World-Café” témájához.

Egy, a “World-Café” megszervezéséért és lebonyolításért felelős csapat létrehozása javasolt. E csapat tagjainak a száma nagyban függ a bevonni kívánt szervezetek/osztályok számától, akiket érint a rendezvény témája. A finanszírozást maga a kezdeményező szervezet is biztosíthatja, vagy kérhet állami finanszírozást. A költségek széles skálán mozoghatnak attól függően, hogy hova szervezzük az eseményt, catering szolgáltatást igénybe veszünk e, illetve hogy külső szakértő bevonása az esemény megszervezéséhez és/vagy moderálásához szükséges e.

A “World Café” 3 szakaszból áll össze: előkészületek, megvalósítás és összefoglalás. Az előkészületekre koncentráló rész olyan kérdéseket vet fel, mint a tervezőcsoport létrehozása, a célcsoport meghatározása, időbeosztás, a helyszín kiválasztása, a moderálás ellátása, a vendéglátás, szakmai anyagok, a meghívás módja, a kommunikáció és az eredmények prezentálásának és felhasználásának módja. A megvalósítás értelemszerűen maga az esemény megtartása az összefoglalás pedig az eredmények taglalását és későbbi felhasználását célozza. A rendezvényt kezdeményező szervezetnek kell lennie – értelemszerűen – a szervezőnek. Ez egyfajta komolyságot, hivatalosságot is kölcsönöz a rendezvénynek, emellett a résztvevők száma is egy jó visszajelzés lehet így a szervezet felé. Ha például a “World Café” tematikája a városfejlesztés, akkor az önkormányzat jelenhet meg, mint a leghitelesebb szervező. Ha gyártás – vagy szolgáltatásfejlesztésről lenne szó, akkor pedig természetesen egy cég rendezői szerepe az indokolt (a cég mérete többnyire meghatározza a résztvevők számát is).

KIVITELEZŐ

A kivitelezőnek (előadónak) olyan szervezetnek vagy osztálynak kell lennie, amely szakértelemmel és tapasztalatokkal rendelkezik rendezvényszervezés és moderálás terén, emellett különböző célcsoportok hatékony együttműködését is képes elősegíteni. Nem elhanyagolható szempont, hogy az eredmények kiértékelésében is kompetens legyen. A szociális területek képviselői különösképp alkalmasak az ilyen jellegű feladatok ellátására. A rendezvény moderátor szerepének kiosztása rendkívüli fontosságú. Sok esetben hivatásos moderátort kérnek fel a rendezvény levezénylésére.

CÉL

Fontos lefektetni az alapvető célokat, melyek miatt a “World Café” megrendezésre kerül. Azok alapján már könnyebben eldönthető, hogy kiket érdemes meghívni a rendezvényre és milyen paraméterek számbavétele szükséges a kívánt eredmények eléréséhez. Olyan kisebb témakörök felkutatása és vázolása szükséges, amelyek valóban érdeklik a meghívottakat. Lehet egy ilyen rendezvényt egy nagyobb témakör köré is szervezni, de több kisebb is kitárgyalható egy alkalommal. A “Word Café” nemcsak az előre megadott témák feltárásában hasznos, hanem újabbak kapcsolódóak felfedezésében is. Ha több kisebb témakör kerül kitárgyalásra, akkor érdemes mindegyikre külön-külön asztalokat allokálni a teljesség érdekében, időről-időre cserélve azok asztaltársaságait, erről a későbbiekben bővebben is található javaslat.. A kívánt eredmények formáját is érdemes előre deklarálni nagy vonalakban, hogy ezeket a résztvevők tudtára adva valóban hasznosítható visszacsatolásokat kapjunk.

IDŐBEOSZTÁS ÉS LOGISZTIKA

A teljes folyamat a meghívók kiküldésével indul, melyeket 4-6 héttel a rendezvény előtt célszerű megtenni. A meghívók részeként közölnünk kell a meghívottakkal a rendezvény várható hosszát is, mely a legtöbb esetben kb. 2-4 órát vesz igénybe, függően attól is, hogy a hét melyik napján van és ki a célcsoportunk. Amint megvan hozzávetőlegesen a hossza és a kijelölt célok, meg lehet határozni előre nagyjából a külön szekciók számát és hosszát is. A dátum kijelölését illetően a végrehajtó csapat és várható résztvevők véleménye számít (Doodle szavazás hasznos lehet), ha behatárolható az ellátogatók száma körülbelül. Természetesen az iskolai, szüneteket, ünnepeket, stb. figyelembe kell venni. A vendéglátást is meg kell szervezni, illetve összegyűjteni a szükséges szakmai anyagokat és helyszínt lefoglalni.

A moderátor fogadja a megjelenteket egy motiváló nyitó beszéddel, melynek során bemutatja a rendezvény céljait és menetrendjét, a tematika kontextusát kijelöli, a vonatkozó etikettet ismerteti és próbálja a résztvevőket ellazítani és kellemes hangulatba hozni őket egy befogadó atmoszféra megteremtésével.

Az alábbi szempontok alapján zajlik ez a felvezetés:

• A fontos dolgokra való fókuszálás kiemelkedően fontos.
• Gondolataival mindenki járuljon hozzá a témakörökhöz.
• Logikai alapon nyugvó és szívből jövő gondolatok is szívesen fogadottak.
• Mindenkit meg kell hallgatni végig a könnyebb megértése érdekében.
• Ötletek összekapcsolása, kiteljesítése.
• Mindenki figyeljen a prezentálóra, hogy együtt mélyebb, lényegre törőbb kérdéseket lehessen megfogalmazni.
• Motiválni kell a megjelenteket ötletük vizualizációjára a biztosított eszközök segítségével.

Minden asztalnál szükség van egy „vezetőre”, őket biztosíthatja a szervező egység is, de önkéntesen is jelentkezhetnek erre a szerepre az asztaloknál helyet foglalók a moderátor kérésére. Sokk függ tőlük, ők tudnak a leginkább gondoskodni a jó és baráti hangulat kialakulásáról a beszélgetések során. Ők fixen maradnak a tematikus asztaloknál, fogadják az érkező csoportokat, vázolják számukra az előző csoport(ok) által felvázolt legfontosabb és leghasznosabb gondolatokat. Az értékes gondolatokat feljegyzik és igyekeznek mindenkit bevonni a beszélgetésbe az aktuális csoport tagjai közül.

Ezután a moderátor kezdésként több csoportba osztja (véletlenszerűen) a résztvevőket az asztalok számának megfelelően, és minden csoportot hozzárendel egy asztalhoz. Ezután a moderátor az aktuális kérdésköröket biztosítja a résztvevők számára vagy kivetítő, vagy pedig asztalonként elhelyezett kártyák segítségével. Körbejár az asztalok között és becsatlakozik rövidebb időközökre a beszélgetésekbe, mindenkit bátorít az aktívabb részvételre, illetve egy-egy hasznos, addig nem tárgyalt aspektust vázol, hogy előrelendítse a diskurzust. Jelzi, ha lejárt az idő az aktuális asztaloknál, továbbá a kávészüneteket is ő jelenti be. Italok és kisebb „snack”-ek biztosítása célszerű a találkozó teljes hossza alatt. Ugyanazok a kérdések egyébként többször is feltehetőek, de a legjobb az, ha egyik kérdésből következik már az újabb releváns, ezzel előrelendítve a beszélgetést. Az asztalok közötti cserékre nagyjából 15-30 percenként érdemes sort keríteni.

Ha arra szeretnénk törekedni, hogy minden résztvevő kapjon esélyt beszélni a megjelentek előtt, akkor annak érdekében különféle technikákat lehet alkalmazni, pl. az ún. beszédbot technika, mely egy régi szokáson alapul, ahol körbeadtak egy botot, hogy jelezzék, hogy épp kié a szó. Az előző csoport(ok) által létrehozott feljegyzések, vázlatok felfordítva maradnak az asztalokon, hogy a következő csoportnak igény esetén már legyen miből építkeznie és továbbvinnie a számukra értékesnek tűnő gondolatokat. Ez a technika valóban egy kollektív intelligencia visszatükröződését eredményezi, ha a megfelelő célcsoporttagok látogatnak el rá és helyesen van kivitelezve és végrehajtva, ráadásul vizuális megjelenítésre is lehetőség van a biztosított eszközök által.

Attól függően, hogy hány kör van tervezve az asztalcserék között, be lehet iktatni egy köztes, teljes társaságot bevonó beszélgetést, ahol az addigi eredmények kerülnek taglalásra, hogy annak mentén akár eredményesebben haladhassanak tovább az egyes csoportok.

A „World Café” azzal válik teljessé, hogy helyben is kapnak visszacsatolást a részt vevők. Azok után, hogy minden kör lement, az egyes asztalok vezetőinek kb. 10 perc áll rendelkezésükre, hogy összegezzék nagy vonalakban a saját asztaluknál elhangzottakat. Ennek meghallgatása után a moderátor lehetőséget biztosít a megjelenteknek arra, hogy módosítást javasoljanak a feljegyzésekben, ha azonban egyetértésüket fejezik ki, akkor a moderátor rátérhet a további lépések ismertetésére. Elmondja az adatok, javaslatok kielemzésének a menetét, ha pedig a jelenlévők közül valaki érdekesnek találja ezt a procedúrát és részt venne benne, akkor feljegyzi az ő elérhetőségeiket. Ezt követően zárul a rendezvény, de ha anyagiak még rendelkezésre állnak, akkor egy rövid „buffet session”-t még be lehet iktatni, ahol a megjelentek között további, informálisabb beszélgetések is kialakulhatnak, melyek szintén vezethetnek további értékes eredményekhez.

Hivatkozások, releváns források biztosítása.

• http://www.theworldcafe.com
• http://www.theworldcafe.com/principles.html
• http://www.theworldcafe.com/ibank.html
• http://www.theworldcafe.com/tools.html
• http://www.theworldcafe.com/publications.html
• http://www.theworldcafe.com/pdfs/cafetogo.pdf
• http://www.theworldcafe.com/articles/askingbig.pdf