-
Szülőkategória: Participatory methods
Vision Factory
LEÍRÁS
A “Vision Factory” tulajdonképpen “World Café” rendezvények sorozata, melyben olyan komplex témák kerülnek feltárásra, mint pl. városfejlesztéssel kapcsolatos döntések, illetve cégfelépítés átszervezése. Több különböző “World Café” rendezvénnyel kezdődik, melyek során egy-egy célcsoport képviselői fejthetik ki véleményüket, igényeiket a megadott témakörrel kapcsolatosan. A célcsoportok jellemzően egy adott hely lakosságának csoportjai (pl. idősek, bevándorlók, gyerekek, stb.) vagy egy cég szervezeti egységének (pl. osztály) dolgozói. Ezeknek a különálló rendezvényeknek az eredményei alapján lehet összeállítani a kérdéseket, felvetéseket, melyet az utolsó, nagyobb szabású közös eseményen kitárgyalnak a felek. Minden korábbi rendezvény résztvevői közül képviseltetik ezen az eseményen magukat tagok bizonyos számban. Az elvárt eredmény egy jövőbeli perspektíva megalkotása a tárgyalt témakörrel kapcsolatosan, mely az elkövetkezendő nagyjából 5-20 évet fedi le (területenként eltérő ez persze.
KINEK AJÁNLOTT ?
Miután az elérendő cél meghatározásra került, elkezdődhet a megkeresendő csoportok azonosítása és kiválasztása, illetve a maximális létszámok meghatározása eseményenként. A “World Café” jellegű eseményeken az ajánlott szám 10-20 fő, az utolsó, összefogó esemény egészen 100 főig is terjedhet. A célcsoport-specifikus “World Café”-kon figyelembe kell venni az egyes csoportok jellemző tulajdonságait és igyekezni alkalmazkodni azokhoz (pl. idősebb korosztály látogatása esetén nagyobb betűméret alkalmazása és egyszerűsített magyarázatok, bevándorlók számára megfelelő/angol nyelv biztosítása, stb.).
Figyelembe kell venni sajátos jellegeiket az invitáláskor is (postai levél időseknek, közösségi média fiatalabb korosztály esetében). Szem előtt kell tartan, hogy konfrontálódás is lehetséges különböző csoportok között a záró eseményen.
SZÜKSÉGES ESZKÖZÖK
Alapvetően a “World Café” eszközei szükségesek itt is. A résztvevők száma többnyire nem túl magas a különálló eseményeken, így elég lehet akár 1-2 asztal is.
A RENDEZVÉNY ELŐKÉSZÍTÉSE
KIVITELEZŐ
A kivitelezőnek (előadónak) olyan szervezetnek vagy osztálynak kell lennie, amely szakértelemmel és tapasztalatokkal rendelkezik rendezvényszervezés és moderálás terén, emellett különböző célcsoportok hatékony együttműködését is képes elősegíteni. Nem elhanyagolható szempont, hogy az eredmények kiértékelésében is kompetens legyen. A szociális területek képviselői különösképp alkalmasak az ilyen jellegű feladatok ellátására. A “Vision Factory” rendezvénysorozat esetében különösen fontos, hogy a moderátor hatékonyan végezze munkáját, így érdemes megbízni egy szakembert, aki lehetőség szerint az összes esemény koordinálja (World Café-k + Vision Factory).
CÉL
Fontos lefektetni az alapvető célokat, melyek miatt a “Vision Factory” megrendezésre kerül. Azok alapján már könnyebben eldönthető, hogy kiket érdemes meghívni a rendezvényre és milyen paraméterek számbavétele szükséges a kívánt eredmények eléréséhez. Olyan témakörök felkutatása és vázolása szükséges, amelyek valóban érdeklik a meghívottakat. Lehet egy ilyen rendezvényt egy nagyobb témakör köré is szervezni, de több kisebb is kitárgyalható egy alkalommal. A “Vision Factory” nemcsak az előre megadott témák feltárásában hasznos, hanem újabb kapcsolódóak felfedezésében is. A kívánt eredmények formáját is érdemes előre deklarálni nagy vonalakban, hogy ezeket a résztvevők tudtára adva valóban hasznosítható visszacsatolásokat kapjunk. Ennek befolyása van a későbbi eseményeken felmerülő kérdésekre is, melyekkel a kívánt célok irányába terelhetjük a megjelentek csoportját.
IDŐBEOSZTÁS ÉS LOGISZTIKA
Kb. 3-6 hónapos időszakot érdemes kijelölni a rendezvénysorozat megvalósítására. Az egyes “World Café” jellegű rendezvények megszervezése kapcsán kérjük, hogy azokra a vonatkozó “World Café” leírásból tájékozódjon a weboldalon. Ami különbség, hogy itt hosszabb, a tematika komplexitásától függően akár 4-6 órás rendezvényekkel is érdemes kalkulálni, ebből adódóan gyakran célszerű lehet ezeket hétvégékre időzíteni szükség esetén.
TÁMOGATÓ DOKUMENTÁCIÓ
A moderátor és az asztaloknál helyet foglaló segítők/vendéglátók számára egy forgatókönyvet fontos biztosítani. Sablonok a beszélgetések dokumentálásához szintén hasznosak lehetnek. Logikusan felépített, egymáshoz kapcsolódó kérdések kidolgozása nagyban hozzájárul a pontosabb eredményekhez és vázolja a témák logikus sorrendiségét. A résztvevők figyelmét a lényegi dolgokra kell irányítani, de fontos a nyílt végű kérdések biztosítása is, hogy egyéni felvetéseit mindenki kifejthesse. Azok a jó kérdések, melyek felkeltik az érdeklődést és gondolatokat ébresztenek a résztvevőkben, el tudnak vonatkoztatni általuk a szükséges mértékben saját érdekképviseletüktől és a lehetséges előnyökről, melyekre fals válaszok adásával szert tehetnének akár. Nem szükséges feltétlenül azonnali probléma-megoldási javaslatokat tenniük az ellátogatóknak. Egy erőteljes kérdés egyszerű, egyértelmű, lényegre törő és új lehetőségek irányába terel.
RÉSZTVEVŐK MEGHÍVÁSA
A meghívó megszövegezése mellett fontos a rendezvény elnevezése is, mely a céljától, érintett területétől kell, hogy függjön. Bele kell foglalni a meghívottak számára első sorban a rendezvény megrendezésének okát, céljait, miért lenne érdemes csatlakozniuk, továbbá természetesen a helyszíneket és időpontokat. Ha többféle különböző célcsoportot invitálunk az eseményre, akkor érdemes lehet megváltoztatni a meghívó szövegezését csoportonként. 4-6 héttel a találkozó előtti kiküldés célszerű, amit egy emlékeztető követhet, kb. 1 héttel az esemény megtartása előtt. A közösségi média, levél és e-mailes megkeresés mind célravezető lehet. Ha a rendezvény szervezője és kivitelezője eltér, akkor a szervező képviselője/képviselői is a meghívottak között kell, hogy legyenek).
A KÖRNYEZET BIZTOSÍTÁSA
A “World Café” leírás vonatkozó része az iránymutató ebben az esetben. A különbség annyi, hogy a “Vision Factory” részeként szolgáló “World Café” események létszáma többnyire alacsonyabb, ahogy azt már említettük is, így kevesebb asztal fenntartása/foglalása szükséges.
A RENDEZVÉNY KIVITELEZÉSE
Az egyes “World Café” jellegű események kivitelezéséhez kérjük, hogy tekintse meg a vonatkozó szekciót a “World Café”-nál biztosított leírásban.
A “Vision Factory” esetében egy releváns és jelentősebb különbség, hogy a részvételre jelentkezők a regisztrációkor kiválaszthatják a számukra leglényegesebb témakört. Ennek megfelelően a rendezvény kezdetekor a regisztrációkor megadott preferenciáknak megfelelően, témakörök szerint ültetik az asztalokhoz az érkezőket. Itt nincsenek helycserék, mindenki az általa választott témakör asztalánál foglal helyet a rendezvény teljes ideje alatt. A korábbi rendezvények mentén definiált, beszélgetésindító kérdések kivetítésre kerülnek vagy kártyák formájában ki kell helyeznünk őket az asztalokra. A szervező minden asztalhoz biztosít egy moderátori szerepkört ellátó személyt a fő moderátor mellett (itt nincs lehetősége a megjelenteknek jelentkezni erre a feladatkörre).
Miután a szervező részéről a moderátor megtartotta nyitóbeszédét nagyjából fél óra áll rendelkezésre arra, hogy az asztaltársaságok számára kijelöljék az elvárt eredményeket. Addig kellene itt eljutniuk a csoportoknak, hogy egy poszter formájában felvázolják az elvárásokat és azokhoz kapcsolódó kihívásokat, azokat logikailag bekategorizálva. Ezek az alappillérei a kialakítandó jövőképhez kapcsolódó fejlesztéseknek, újításoknak. Az asztal moderátora koordinálja ezt a tevékenységet és felírja a hozzászólásokat rendezett formában. A következő lépés nagyjából 1 órát vesz igénybe, ahol a résztvevők virtuálisan a jövőbe indulnak útra és megbeszélés után vázolják az elképzeléseiket, amelyek elképzelt ideális képet adnak ki bizonyos időtávokon belül, példákkal illusztrálva. Nagyjából 3-5 kulcsterületet jelölnek ki, melyek alá besorolhatóak a kisebb résztémakörök, ezek ún. vision core-ok, vagyis az elképzelt jövőkép alappillérei. Ezeket a pillér elemeket egy asztali poszterre rögzítik és ötletelnek, hogy miként lennének elérhetőek reálisan. Későbbi továbbgondolásra kijelölik a legfontosabb konkrét témaköröket is ezekből kiindulva. A résztvevők ezt követően feloszlanak 2-3 csoportra, hogy tematikusan tudják tovább elemezni az általuk preferált témákat. Összefoglalják az eredményét a beszélgetésüknek és pontokba szedik, majd előadják a későbbi plenáris szakaszában a találkozónak, az elkészített poszter is bemutatásra kerül a stratégiai pontokkal és a szükségletekkel a megvalósításhoz. A témák kapcsolódási pontjait is kiemelik (ha vannak ilyenek), a konfliktusra potenciálisan okot szolgáltató pontokat szintúgy, illetve ajánlásokat és kezdeti cselekvési tervet is vázolhatnak fel (olyan módozatokat, melyek a jövőkép igényük szerinti formálódását segíti).
Érdemes ezt követően egy nagyobb szünetet beiktatni, melynek keretében a résztvevők felfrissülve járhatnak körbe a többi tematikus asztal között is és releváns vélemény esetén hozzászólhatnak, felírhatják elgondolásaikat.
A következő szakaszban egy kb. 2 óra hosszúságú plenáris ülésen kerülhetnek bemutatásra az egyes asztalok feltárásai, jövőkép bemutatásai. Itt a prezentációk mentén kialakuló beszélgetések felfedhetik az esetleges közös pontokat a tematikák és azokkal kapcsolatos fejlesztések között, továbbá a vitás/kérdéses pontok is felszínre törhetnek. További javaslatokkal és kockázatokkal is bővülnek a profilok tehát ebben a szakaszban, főként a hallgatóság aktivitásától függően.
Összegzendő a rendezvényt, a moderátor zárásként elmondja, hogy mi fog történni az eredményekkel a jövőben és azok mentén hogy tervez továbblépni a szervező.
DOKUMENTÁLÁS ÉS EREDMÉNYEK MEGOSZTÁSA
A rendezvény dokumentálását érdemes fotókkal alátámasztani, hiszen – ha a résztvevők aktívak voltak – akkor rendelkezésre áll jó néhány rajz, feljegyzés, stb. “Post-it”-ek elhelyezése egy nagyobb táblán például jó módja lehet a vizuális prezentálásnak a szöveges részekről, témakörönként csoportosítva. Érdemes lehet akár külön személyzetet is fogadni a rendezvény dokumentálására, ha a büdzsé engedi, akár asztalonként is, aki feljegyzi az elhangzottakat vagy grafikusan ábrázolja, amit lehetséges.
FELHASZNÁLT IRODALOM ÉS FORRÁSOK
Ez a részvételi eljárás egy Németországban megvalósuló projekt részeként lett alkalmazva ez idáig egyedül dokumentált formában, még 2015-ben. További dokumentáció nem elérhető a módszerről.
SHOWCASE Vision Factory
Multidisciplinary Science Center, VAS COUNTY