World-Café ist eine Workshop-Methode, die für Gruppengrößen von 12 bis 2.000 Teilnehmern geeignet ist. Es ist ein strukturierter Gesprächsprozess, der eine offene und intime Diskussion ermöglichen soll. Es verbindet Ideen innerhalb einer größeren Gruppe, um auf die "kollektive Intelligenz" der Teilnehmer zuzugreifen und aus mehreren Perspektiven zu verstehen/lernen. Der Schwerpunkt liegt auf der Erforschung / Innovation von Themen und nicht auf der Problemlösung. Das Format ist hauptsächlich als Forum für kreatives/offenes Denken konzipiert und nicht für Szenarien geeignet, in denen es eine vorgegebene Antwort/Lösung gibt. Die Umgebung eines World Café sollte sich einladend anfühlen - wie eine typische Café-Atmosphäre (kleine runde Tische mit beschreibbarer Tischdecke, Papierrollen oder Papierkarten in verschiedenen Formen, farbige Stifte....). Die Dauer beträgt ca. 45 Minuten bis 3 Stunden.

Nach der Definition des Zwecks des World Cafés muss die Zielgruppe festgelegt werden, um entsprechende Vertreter zu der Veranstaltung einzuladen. In diesem Zusammenhang müssen Sie sich auch für eine maximale Teilnehmerzahl entscheiden. Wenn Sie einen Open Innovation-Ansatz verfolgen, sollte die Konstellation der Teilnehmer so vielfältig wie möglich sein, aber alle Teilnehmer sollten einen Bezug zum Thema des World Cafés haben.

Ein Team, das für die Organisation und Durchführung des World Cafés verantwortlich ist, sollte festgelegt werden. Die Anzahl der Teammitglieder hängt davon ab, wie viele Abteilungen/Organisationen von dem Thema betroffen sind. Die Finanzierung kann durch die initiierende Organisation selbst oder durch Beantragung öffentlicher Mittel erfolgen. Die Kosten können je nach Ort, Verpflegung und Beauftragung eines externen Dienstleisters für die Organisation/Moderation der Veranstaltung variieren.

Der World Café-Prozess besteht aus drei Phasen: Vorarbeitung, Durchführung und Nachbereitung. Die Vorarbeitung umfasst Themen wie Aufbau des Planungsteams, Definition der Zielgruppe, Zeitplanung, Ort, Moderation, Catering, Materialien, Einladung, Kommunikation und Nutzung der Ergebnisse. Die Umsetzung ist die eigentliche Durchführung der Veranstaltung und die Nachbereitung befasst sich mit der Analyse und Weiterverwendung der Ergebnisse. Die Organisation, die das World Café initiiert hat, sollte auch der Organisator sein. Dies verleiht der Veranstaltung einen offizielleren Charakter und trägt zu einer guten Resonanz in bezug auf die Teilnehmerzahl bei. Wenn sich das World Café beispielsweise mit urbanen Themen beschäftigt, sollte die Gemeinde der Organisator sein. Wenn Forschungsthemen im Fokus stehen, sollte eine Forschungseinrichtung aus dem entsprechenden Bereich der Organisator sein. Im Falle von Produkt- oder Dienstleistungsentwicklung/-verbesserung sollte ein entsprechendes Unternehmen der Organisator sein (je größer und / oder je besser bekannt das Unternehmen ist, desto größer die Resonanz).

MODERATOR

Moderator sollte eine Abteilung oder Organisation mit Know-how und Erfahrung in der Organisation und Moderation von Workshops, im Umgang mit verschiedenen Zielgruppen und in der Analyse/Interpretation der Ergebnisse eines World Cafés sein. Sozialwissenschaftler sind für solche Veranstaltungen sehr gut geeignet. Die Moderation der Veranstaltung ist entscheidend. Viele World Cafés beauftragen einen professionellen Moderator (als Gastgeber des Cafés) mit der Gesamtmoderation der Veranstaltung.

ZWECK

Achten Sie frühzeitig auf den Grund für die Organisation des World Cafés. Auf dieser Grundlage können Sie entscheiden, welche Art von Teilnehmern Sie einladen und welche Parameter wichtig sind, um das gewünschte Ergebnis der Veranstaltung zu erzielen. Es ist sehr wichtig, Themen oder Fragen zu finden und zu formulieren, die für die eingeladenen Teilnehmer von Bedeutung sind. Ein World Café kann nur ein Thema/Frage untersuchen oder mehrere Themen/Fragen entwickeln. Bei den Gesprächen im World Café geht es sowohl um das Entdecken als auch um das Erforschen von starken Themen/Fragen. Wenn Sie sich mit einem komplexen Thema beschäftigen müssen, können Sie es in Unterthemen unterteilen. Jedem Unterthema ordnen Sie bei der Veranstaltung einen Diskussionstisch zu. Definieren Sie auch, welche Art von Ergebnissen Sie von der Veranstaltung erhalten möchten. Dies hat Auswirkungen auf die Definition von Leitfragen für die Teilnehmer.

ZEITPLAN UND LOGISTIK

Definieren Sie einen Zeitplan für den gesamten Prozess, beginnend mit dem Datum des Versands der Einladung an die potenziellen Teilnehmer (dies sollte 4-6 Wochen vor der Veranstaltung sein). Auch ein Zeitrahmen für die Veranstaltung sollte festgelegt werden (in der Regel 2-4 Stunden, abhängig vom Wochentag und der Zielgruppe). Sobald geklärt ist, welches Ziel Sie erreichen wollen und wie viel Zeit Sie eingeplant haben, können Sie die entsprechende Anzahl und Länge der Diskursrunden festlegen. Bezüglich eines konkreten Termins für die Veranstaltung können Sie eine Teamentscheidung treffen oder die Zielgruppe fragen (z.B. via Doodle), wenn die Anzahl der potenziellen Teilnehmer überschaubar ist. Denken Sie an Schulferien, Feiertage und Sonderzeiten (Adventszeit, Karneval....). Auch Catering, Bereitstellung der notwendigen Materialien und Standort sind zu planen.

Der Moderator eröffnet das World Café mit einer herzlichen Begrüßung und einer Einführung in den World Café Prozess, erklärt den Kontext und die Etiquette des World Cafés und holt die Teilnehmer ab.

Als Beispiel für die Etiquette des World Cafés: der Moderator sollte den Teilnehmern mitteilen:

• Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• Teilen Sie ihre Gedanken.
• Trauen Sie sich.
• Hören Sie zu, um zu verstehen.
• Verknüpfen und verbinden Sie Ideen.
• Hören Sie gemeinsam auf Anregungen und tiefergehende Fragen.
• Spielen, kritzeln, zeichnen - das Schreiben auf die Tischdecken ist gewünscht

Der Moderator bittet die Teilnehmer um Freiwillige für die Rolle des Tisch-Verantwortlichen und erklärt ihre Aufgaben (andere Möglichkeit: Das Organisationsteam stellt die Tisch-Verantwortlichen). Die Tisch-Verantwortlichen haben im World Café eine besondere Bedeutung. Sie müssen dafür sorgen, dass eine offene, klare und freundliche Atmosphäre entsteht. Die Tisch-Verantwortlichen bleiben standardmäßig für alle Diskursrunden an ihrem Tisch und verabschieden sich von ihren Gästen, wenn sie den Tisch wechseln, begrüßen die Neuankömmlinge und fassen die Hauptideen und wichtigsten Ergebnisse der letzten Runde zusammen. Während des Gesprächs an ihrem Tisch sorgen sie dafür, dass alle teilnehmen können und dass wichtige Gedanken, Ideen und Verbindungen von allen aufgeschrieben und auf die Plakate gezeichnet werden. Am Ende des Prozesses sollen sie die wichtigsten Ergebnisse ihres Tisches grob zusammenfassen.

Anschließend teilt der Moderator die Teilnehmer zunächst nach der Tischanzahl in mehrere Gruppen ein (zufällig) und ordnet jede Gruppe einem Tisch zu. Der Moderator stellt die Fragen oder Themen für die Diskursrunden und stellt sicher, dass die Fragen für alle auf einem Flipchart oder auf Karten an jedem Tisch sichtbar sind. Der Moderator bewegt sich zwischen den Tischen und ermutigt alle zur Teilnahme und sorgt während des Diskurses dafür, dass wichtige Erkenntnisse visuell festgehalten oder nach Möglichkeit gesammelt und veröffentlicht werden. Der Moderator verfolgt die Zeitfenster der Diskursrunden und signalisiert, ob die Teilnehmer an einen anderen Tisch wechseln sollen oder ob es eine kurze Kaffeepause gibt. Warme und kalte Getränke sowie Kekse oder ähnliches sollten den Teilnehmern während der gesamten Veranstaltung zur Verfügung stehen.

Die Dokumentation erfolgt über Fotos aller Zeichnungen und Schriften auf den beschreibbaren Tischdecken und der Post-Its auf den Flipcharts. Die Teilnehmer können an jedem Tisch große Post-Its mit jeweils einem einzelnen Gedanken auf einer Tafel, Wand usw. platzieren. Die Tisch-Verantwortlichen können die Erkenntnisse auf den Post-its ihrer Tische zu "Affinitätsclustern" gruppieren, so dass verwandte Ideen sichtbar sind und für die Planung der nächsten Schritte zur Verfügung stehen.

Stellen Sie Links zu Websites mit Literatur, Richtlinien und Handbüchern über die beschriebene Methode bereit.

• http://www.theworldcafe.com
• http://www.theworldcafe.com/principles.html
• http://www.theworldcafe.com/ibank.html
• http://www.theworldcafe.com/tools.html
• http://www.theworldcafe.com/publications.html
• http://www.theworldcafe.com/pdfs/cafetogo.pdf
• http://www.theworldcafe.com/articles/askingbig.pdf