OPIS

Navodila morajo biti zasnovana tako, da zahtevno nalogo poenostavijo, tako da ponujajo enostavna navodila za postopke in korake, ki so potencialno zapleteni. Navodila bi morala uporabnikom omogočiti prihranek časa in energije, ki bi ju sicer morali porabiti za raziskovanje. Njihovo uporabnost je mogoče meriti z uporabo razmerja med časom in znanjem: vloženi čas ne sme presegati količine ponujenega znanja; na primer, 30-minutna navodila o tem, kako izvesti zelo preprosto nalogo, niso dobra ideja, saj verjetno obstajajo načini, kako jih skrajšati in narediti bolj natančna.

(Opis, ki ga nudi UNITAR – United Nations Institute for Training and Research – Inštitut Združenih narodov za usposabljanje in raziskave)

ZNAČILNOSTI DOBRIH NAVODIL

Za ustvarjanje dobrih navodil je treba skrbno pretehtati štiri glavne vidike: to so jezik, organizacija, predstavitev in vsebina.

JEZIK

Če navodila niso namenjena naprednim uporabnikom, je bolje, da se izognete kakršnim koli tehničnim izrazom in specializiranemu žargonu ter se odločite za »laični jezik«: upoštevajte, da če se uporabniki zanašajo na vaša navodila, to pomeni, da niso strokovnjaki za zadevno področje. Vendar je pravilo vedno naslednje: vedeti morate, kdo je vaše občinstvo.

ORGANIZACIJA

Faza načrtovanja je pomembna: ustvarite okvir ali seznam, kaj bodo vsebovala vaša navodila in kakšna bo njihova struktura; to bo pripomoglo k jasnosti in organiziranosti. Pojdite skozi postopek in ga opazujte kot nekdo, ki ga prvič vidi: naredite si zapiske za vsak korak v postopku, saj vam bo to pomagalo, da ne boste kakšnega dela preskočili. Pomislite na vprašanja in težave, ki ste jih imeli, ko ste prvič šli skozi postopek. Vključite tudi manjše korake, ki se vam kot strokovnjaku zdijo očitni: za nekoga, ki je začetnik, niso očitni.

TEHNOLOGIJA

Poskrbite za pravilni format. Preizkusite vse prenesene datoteke, ki ste jih vključili, in poskrbite, da so vse povezave delujoče. Click4it – Zbirke orodij www.unitar.org www.click4it.org  

Vaša predstavitev mora biti dostopna večini uporabnikov: upoštevajte, da ne morejo vsi prenesti velikih datotek ali vizualizirati Quicktime ali Flash. Dobra rešitev bi lahko bila, da objavite različne verzije vaših navodil v različnih formatih in ljudem omogočite, da izberejo, katera možnost jim ustreza.

VSEBINA

Začnite z uvodom: ta mora vključevati kratko razlago ciljev navodil, seznam, kaj je potrebno za dokončanje projekta, in pregled področij, ki jih boste pokrivali. Ne pozabite določiti, kakšna je stopnja zahtevanega znanja za navodila (npr. začetnik, vmesni uporabnik ali napredni uporabnik). Upoštevajte dejavnik časa: ciljajte na kratkost, vendar vključite vse pomembne podrobnosti. Ne pozabite, da je kohezija (povezanost) bistveni del: če so navodila del serije, skrbno načrtujte vrstni red, tako da vsaka navodila nadgrajujejo tisto, kar je bilo razloženo v prejšnjih.