Participatory methods

Hekaton

OPIS

»Hekaton« (sestavljen iz »hekanje« + »maraton«) je kratkotrajna participativna dejavnost, kjer se ljudje zberejo, da bi rešili določene realne življenjske probleme (izzive) v prijazni in pošteni konkurenci.  Zagotavlja prostor in čas za udeležence, da dosežejo napredek glede problemov, ki jih zanimajo, in imajo priložnost, da se naučijo več o določenih temah (predmetu hekatona). Izobraževalne delavnice/predavanja so odlična vzporedna pot za vse udeležence, posebej pa za novince.

»Hekanje« pomeni kreativno reševanje problemov, preseganje vzpostavljenih skupnih pravil (inovacijski proces) s kratkim, a nenehnim naporom (2–3 dni, vključno s nočmi). Problemsko področje je lahko manj/bolj zahtevno glede na inovacijski cilj in ne vključuje nujno tehnologije (vendar je v večini primerov tehnologija eden od sestavnih delov, ki udeležencem omogoča delo). Dejavnost običajno poteka s fizičnim in/ali virtualnim sodelovanjem številnih zelo kvalificiranih udeležencev (»hekerjev«), ki so lahko študenti, strokovnjaki, raziskovalci.

Ta vrsta dogodka ima trojni cilj: okrepiti vključeno skupnost, privabiti in pozdraviti novince in udeležencem omogočiti, da se naučijo nekaj novega.

Primerna je za ustvarjanje zagona okoli inovativnih virov, ki so na voljo, za hiter razvoj in realno predstavitev idej o storitvah/izdelkih.

Lahko se organizira v fizični obliki, v 2–3 dneh za največ 100 udeležencev, pa tudi v virtualni obliki, kar omogoča večje število udeležencev in različne geografske lokacije (v ta namen bi bilo koristno organizirati tudi hekaton na več lokacijah, ki hkrati vključuje različna mesta).
 

ZA KOGA?

Možno je vključiti toliko udeležencev, kot želite, vendar je treba upoštevati tudi logistiko, vključene stroške in končne izkušnje udeležencev, kot tudi nastale izhodne rezultate, predstavljene in razvite inovacijske ideje. Po izkušnjah je približno 40 udeležencev najbolj primerno število. 100–150 je lepo število, vendar bi lahko predstavljalo precej zapleteno upravljanje celotnega procesa in zahteva več osebja in višji proračun.

Udeleženci običajno sestavljajo skupine 3–5 posameznikov, ki prinesejo svoje prenosne računalnike (če je dogodek tehnološko obarvan) in se z navdušenjem potopijo v probleme, ko med seboj »igrivo« tekmujejo.

Hekaton je priložnost za tekmovanje, kjer udeležence spodbuja moderator in skupina mentorjev, ocenjuje pa jih tudi žirija strokovnjakov. Zainteresirani obiskovalci so dobrodošli na dogodek, da ustvarijo gonilno silo v najpomembnejših trenutkih tekmovanja.

Ključnega pomena je vključevanje udeležencev, ki so navdušeni za sodelovanje pri hekatonu. To je odvisno od teme, vendar je pomembna raznolikost. Da bi razvili dober dokaz koncepta (PoC – angl. Proof of Concept), je pomembno, da privabljamo razvijalce, grafične oblikovalce, oblikovalce vmesnikov in uporabnosti, skupaj s strokovnjaki s področja obravnavane teme, da bi skupaj začeli o izzivu/problemu razmišljati na nov način.

 

VIRI

Vodenje dobrega hekatona je drago: prostori, hrana, pijača in nagrade so minimalna sredstva, ki so potrebna.  Profesionalni hekaton za približno 50–60 udeležencev stane v celoti približno 10.000 €. Del ali celoten strošek bi lahko pokrivali lokalni partnerji in sponzorji. Na splošno potrebujemo naslednja sredstva:

  • Upravljanje: Ustanovitev organizacijskega odbora, ki predstavlja različne regionalne zainteresirane strani, in opredelitev vodilnega partnerja, ki je sposoben upravljati projekt hekatona kot vodilni partner (lahko je združenje, ki ima iste ciljne skupine kot hekaton).
  • Sponzorstvo in nagrade: Poiščite razpoložljive sponzorje (izmed zainteresiranih skupin (deležnikov) in lokalnih podjetij) in opredelite, ali bi dogodek lahko bil brezplačen za udeležence. Vključite sponzorje za nagrade (ki so pomembne za spodbujanje sodelovanja). Nagrade so lahko certificirani tečaji usposabljanja, nakupovalni boni, pripomočki in naprave, pa tudi potovanja v pomembne univerzitetne kampuse.
  • Primeren kraj za izvajanje hekatona: velik odprt prostor, 1–2 stranski sobi, prostor za pogostitev in po možnosti tudi prostor, kjer bi udeleženci lahko malo počivali, mize in stoli (ki niso pritrjeni na tla), veliko električnih vtičnic.
  • Povezljivost: Visoka pasovna širina in profesionalno omrežje Wi-Fi, ki lahko zagotovi velike pasovne širine za vse udeležence, ne povzroča težav pri povezovanju in je zanesljivo vse dni v tednu in 24 ur na dan (24 x 7).
 

PRIPRAVA DOGODKA

Postopek organiziranja in izvedbe uspešnega hekatona se lahko nekoliko spremeni glede na čas trajanja, vrsto in vsebino problemov/izzivov, na katere se osredotočamo, in vključene ciljne skupine.

Pomembno je poudariti, da je v času trajanja hekatona probleme/izzive težko rešiti v celoti. To je normalno, saj so realni življenjski problemi zapleteni in jih ni mogoče obravnavati v le nekaj dneh, kljub temu pa lahko briljantne ekipe naredijo operativni PoC (dokaz koncepta) in zagotovijo inovativno uporabo znanja in tehnologij, ki so na voljo v realnih primerih. Ti dokazi koncepta bi se morda lahko razvili v tednih po hekatonu, v nekaterih off-line dejavnostih ali s pomočjo neposrednega interesa zainteresiranih strani.  Hekaton je po navadi le eden izmed ukrepov z daljšega seznama ukrepov, potrebnih za reševanje večjega problema (npr. inovacija digitalizacije javne uprave), lahko pa predstavlja tudi usposabljanje za pripravo udeležencev na reševanje problemov ali ustvarjanje inovacij na določenem področju.

Na splošno potrebujemo naslednje vire:

  • Opredelitev cilja in ciljnih skupin hekatona.
  • Ustanovitev organizacijskega odbora, ki predstavlja različne regionalne deležnike, in opredelitev vodilnega partnerja, ki je sposoben upravljati projekt hekatona kot vodilni partner (lahko je združenje, ki ima iste ciljne skupine kot hekaton).
  • Poiščite razpoložljive sponzorje (izmed zainteresiranih skupin in lokalnih podjetij) in opredelite, ali bi dogodek lahko bil brezplačen za udeležence.
  • Opredelite naloge, odgovornosti in dolžnosti ter potreben proračun in način, kako ga boste pokrili.

MODERATOR

Dogodek zahteva glavnega moderatorja in ekipo mentorjev. Glavni moderator vodi udeležence s podrobno razlago dnevnega reda hekatona in skrbjo za čas, da se držijo urnika, in ga tudi usklajuje z ostalimi hekatoni, ki se izvajajo na drugih geografskih lokacijah (v primeru hekatona na več lokacijah).

NAMEN

Pomembno je opredeliti namen hekatona. Naj predstavlja izziv, vendar mora biti tudi izvedljiv v 2–3 dneh in/ali več dneh. Hekaton je zelo močan instrument za široko testiranje novih razpoložljivih virov, kot so novi nabori podatkov, objavljeni v odprtih podatkih, ali nova programska oprema, ki izide s posebnim projektom (npr. javna programska platforma, ki bi omogočila inovacije), ali prosto dostopen vir, ki še nima široke uporabe (npr. razvojni okvir za chatbot – pogovorni bot), ali osredotočanje celotnega znanstvenega področja na temo, kjer obstaja potencial (npr. podatki, programska oprema in metode, ki bi lahko obravnavale podnebne spremembe). Tudi če bi viri bili drugačni, je namen hekatona vedno ustvariti dobro okolje, v katerem je mogoče ustvariti dokaz koncepta in konceptualne rešitve dati na voljo vsem (rezultati naj bi bili odprte narave, če je le mogoče).

DEFINIRANJE ČASOVNICE IN LOGISTIKE

Pomembno je opredeliti časovnico dogodka. Načrtovanje komunikacije je bistveno za zbiranje udeležencev in ustvarjanje zagona okoli dogodka. Najmanj en mesec pred dogodkom je treba osnutke izzivov/problemov z vsemi drugimi podatki o organizaciji objaviti na spletnem mestu hekatona, da se potencialnim udeležencem zagotovi dovolj časa za ocenjevanje, če so usposobljeni in pripravljeni, da prispevajo. Upoštevati je treba tudi logistiko. Skupine po približno 3–5 posameznikov potrebujejo mizo s stoli, več vtičev za napajanje in močno brezžično povezavo, najbolje čim hitrejšo, ki lahko podpira vse udeležence (preprost domači Wi-Fi usmerjevalnik ni dovolj in bi lahko bil res frustrirajoč za udeležence). Osnovni časovni razpored splošnega hekatona je na voljo tukaj (www.brightidea.com)

hachathon planning timeline

PODPORNA DOKUMENTACIJA

  • Pred pošiljanjem vabil je treba pripraviti spletno stran, ki je vsaj v obliki wiki strani.
  • Predhodno je treba prav tako opredeliti osnutek seznama izzivov/problemov, ki so tema hekatona.
  • Seznam naj ne bo zaprt, da se lahko spremeni in da udeleženci lahko predlagajo povezane izzive, ki bi lahko bili zanimivi.

POVABILO UDELEŽENCEV

Vabilo naj bo poslano po elektronski pošti, vendar je pomembno, da imamo neposreden stik z vpletenimi skupnostmi in zainteresiranimi stranmi, katerim se neposredno razloži cilj hekatona, priložnost za njih, da se pojavijo in sodelujejo itd.

PRIPRAVA OKOLJA

Hekaton je participativna inovacijska metoda, katere cilj je tudi ustvariti okolje, kjer so mogoče inovacije s trdim delom, pa tudi spoznavanje novih ljudi, odkrivanje novih stvari in zabava v »geekovskem stilu«.

Pomembno je, da ustvarite okolje, ki je barvito in prijazno, kjer udeleženci zlahka prebijejo led med seboj in spremenijo dogodek v edinstveno izkušnjo, zato načrtujte tudi uporabniško izkušnjo. 

Primerni so plakati, transparenti, majhne luči in kavči v odprtem prostoru, kjer se izvaja hekaton. Moderatorji bi morali izkoristiti trenutke v dnevu (npr. ko se svetloba zmanjša) za razporeditev različnih predmetov, ki bi bili zanimivi za obiskovalce (da se nekoliko omili težka delovna atmosfera).

Hrana in pijača sta prav tako pomembni. Naj bo nekaj pripravljeno za jesti ali piti celo sredi noči, kar daje dobro povratno informacijo udeležencem; dajte jim tudi priložnost, da se o temah pogovarjajo npr. ob 3. uri zjutraj, saj s tem ustvarite časovno suspenzijo, ki izboljša edinstvenost dogodka.

Pomembno je tudi, da nekdo iz organizacijske ekipe fotografira in snema videoposnetke o udeležencih, ne le za ustvarjanje gradiva/medijev za sporočanje o dogodku, ampak tudi, da se udeleženci počutijo v središču pozornosti, kot da so v predstavi.

 

IZVEDBA DOGODKA

Hekaton je mogoče različno organizirati in pridobiti različne rezultate, če imamo dve različni časovnici, ti pa so lahko povezani z nagrado in komunikacijo.

  • Hitri zajec: razvit za spodbujanje projektov, ki so končani v 2–3 dneh hekanja
  • Modra želva: je namenjena spodbujanju skupin, ki se odločijo, da bodo nadaljevale v tednih po hekatonu, da bi izvedle bolj zapletene projekte, ne da bi jih omejile v 2–3 dni hekatona (1 mesec je skupni časovni okvir)

Glavne faze uresničevanja hekatona so:

1. korak:  Načrtovanje (ali imamo sredstva? Pravila in oblika)

2. korak: Izvedba (opredelitev izzivov, komunikacija ciljnih skupin)

3. korak: Potrditev (zagotoviti minimalno število udeležencev)

4. korak: Izvedba hekatona (2 dni, 1 noč)

  • 1. dan – 9.00 Otvoritev dogodka, predstavitev pravil igre
  • 1. dan – 9.30 Sestava ekip
  • 1. dan – 10.30 Začetek aktivnosti
  • 2. dan – 16.00 Dostava rezultatov
  • 2. dan –16.30 Predstavitev (po 5 min)
  • 2. dan – 18.00 Izbor zmagovalcev se zaključi
  • 2. dan – 18.30 Podelitev nagrad
5. korak: Vrednotenje

 

DOKUMENTIRANJE IN RAZŠIRJANJE REZULTATOV

Hekaton temelji na odprtih inovacijah. Torej je treba vse dokumentirati s fotografijami, videoposnetki, še posebej s snemanjem manjših razgovorov z udeleženci, ki bi lahko na ta način pojasnili, zakaj so uživali na dogodku (da bi pritegnili druge udeležence za prihodnje hekatone).

Za vse vrste hekatona, ne samo za tehnološke, obstaja več prosto-dostopnih platform na spletu, ki se lahko uporabljajo za izmenjavo rezultatov in komunikacijo na enostaven in učinkovit način:

  • Github: za deljenje izvorne kode, pa tudi dokumentov, razvitih za hekaton, preko nastavitve posebnega razdelka na Wiki strani
  • Facebook/Twitter/Instagram: za delitev fotografij/videoposnetkov.
  • Slack: za delitev strukturiranih dokumentov in razpravo o določenih temah.
 

NASVETI ZA IZVAJANJE

  • Načrtujte hekaton z namenom, da naredite nekaj edinstvenega, z nekaj posebnimi detajli, ki bi lahko razlikovali hekaton od ostalih hekatonov (tudi če niso neposredno povezani z glavnim hekatonom, vendar so glamurozni ali privlačni ali pa povezujejo hekaton z neko večjo dimenzijo).
  • Vključite civilno družbo prek lokalnih združenj, MSP in sodelovanja.
  • Odprt dogodek za državljane, tudi če so le kot opazovalci ali preprosto kot radovedni gledalci.
  • Gradite tempo in ocenite/pojasnite spretnosti, ki jih potrebujejo udeleženci, s predhodnimi usposabljanji.
  • Zagotovite udeležbo zainteresiranih strani, potencialnih strank in MSP, ki bi se lahko zanimala za rešitve, ki jih je razvil hekaton, da se čim bolj povečajo učinki.
  • Uporaba množičnih družbenih medijev, kot je Twitter/Instagram, med dogodkom je ključni element za ustvarjanje zagona med udeleženci (udeležence vključite s tvitom, igrajte in vključite moderatorje ter dokumentirajte trenutke s fotografijami in tviti). Določite ustrezni hashtag za dogodek (pred, med, po) in ga uporabljajte!
 

LITERATURA IN VIRI

https://hackathon.guide
https://guide.mlh.io/
https://www.mediawiki.org/wiki/Hackathons/Timeline

 

PILOTNI PRIMER Hekaton

Orodje Smart City za upravljanje mrež organizacij, spodbujanje inovacij in razvoja, Kielce